do góry
Pobieranie danych...

Wideoakademia Sektor Publiczny

drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę

Rachunkowość Budżetowa 22/2016, data dodania: 10.11.2016

Artykuł aktualny na dzień 19-02-2018

Dynamiczny system zakupów po nowelizacji Prawa zamówień publicznych

Narzędziem usprawniającym dokonywanie zakupów bieżących, których przedmiotem są powszechnie dostępne usługi, dostawy lub roboty budowlane, jest dynamiczny system zakupów. Szybki rozwój technik elektronicznych pozwolił tu na zwiększenie konkurencyjności. Niemniej jednak wykorzystanie tego instrumentu przez zamawiających cały czas jest uzależnione od postępowania zgodnie z zasadami równego traktowania, niedyskryminacji i przejrzystości.

Dynamiczny system zakupów nie stanowi odrębnego trybu udzielania zamówień publicznych. Jest to metoda, za pomocą której dokonuje się zakupów w ramach procedury ograniczonej. Właściwe będzie określenie, że jest to elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych.

Instytucja ta nie jest czymś nowym w europejskim prawie zamówień publicznych. Została ona uregulowana już w dyrektywie 2004/18/WE. Do tej pory nie była jednak powszechnie stosowana. W praktyce, dynamiczny system zakupów służył przede wszystkim zamawianiu materiałów biurowych, sprzętu komputerowego, usług naprawczych czy środków czystości. Dotychczasowe doświadczenia z wykorzystaniem dynamicznego systemu zakupów skłoniły europejskiego prawodawcę do wprowadzenia zmian mających na celu szersze wykorzystanie tej instytucji. System ten został uproszczony. W ślad za ustawodawcą unijnym, zmiany w przepisach regulujących dynamiczny system zakupów wprowadzono również w ustawie z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp).

Czym jest dynamiczny system zakupów

Przez pojęcie „dynamiczny system zamówień publicznych” należy rozumieć ograniczony w czasie, elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są powszechnie dostępne usługi, dostawy lub roboty budowlane (art. 2 ust. 2a upzp). Przepisy nie precyzują jednak, na czym ma polegać „ogólna dostępność” przedmiotu zakupów.

Jak podkreśla KIO, system ten może być stosowany dla takich powszechnie dostępnych dostaw i usług, które służą bieżącemu użytkowi.

SŁOWNICZEK

Zakupy bieżącego użytku:

Przymiotnik „bieżący” oznacza „obecny, aktualny, teraźniejszy, dzisiejszy”, zaś „użytek” to „zastosowanie, posługiwanie się, używanie, użytkowanie”. Zakupy bieżącego użytku to zatem zakupy codziennego, obecnego używania (KIO/KD z 9 kwietnia 2014 r.).

Aby daną dostawę czy usługę zakwalifikować jako powszechnie dostępną, musi ona służyć każdemu do zaspokajania jego bieżących potrzeb. O „dostępności” usługi nie świadczy więc to, od ilu podmiotów na rynku można ją kupić, ale to, czy usługa służy bieżącemu użytkowi przeciętnego odbiorcy.

Przykład

Usługa opracowania polityki bezpieczeństwa zgodnej z wymogami PN-ISO 27001 (tj. normy międzynarodowej, standaryzującej systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji) wraz z edukacją użytkowników tej polityki nie jest usługą powszechnie dostępną, ponieważ nie służy bieżącemu użytkowi przeciętnego odbiorcy. Samo istnienie konkurencyjnego rynku podmiotów oferujących opracowywanie polityk bezpieczeństwa nie może być uznane za wystarczające dla przyjęcia, że taki przedmiot zamówienia jest usługą powszechnie dostępną (KIO/RKD 21/14 z 26 marca 2014 r.).

Sposób realizacji dynamicznego systemu zakupów

Dynamiczny system zakupów definiowany jest jako proces elektroniczny, w związku z czym ustawodawca nałożył na strony postępowania obowiązek komunikowania się wyłącznie drogą elektroniczną. W formie elektronicznej przekazywane jest zatem ogłoszenie o wszczęciu postępowania, a także oświadczenia, dokumenty, wnioski, zawiadomienia czy też zaproszenia.

Ostatnia duża nowelizacja przepisów upzp z 22 czerwca 2016 r. uprościła procedurę dynamicznego systemu zakupów. Wcześniejsze regulacje przewidywały konieczność składania ofert orientacyjnych. Oferty te nie stanowiły zobowiązania do wykonania zamówienia, lecz były swoistym oświadczeniem woli uczestnictwa w systemie. Związanie ofertą orientacyjną wynosiło 15 dni liczonych od dnia jej otrzymania. W tym terminie zamawiający musiał ocenić ofertę i przyjąć ją bądź odrzucić.

Znowelizowane przepisy nie przewidują takiego przymusu. Wskazują jedynie, że w celu udzielenia zamówienia w ramach dynamicznego systemu zakupów zamawiający powinien przestrzegać zasad procedury trybu ograniczonego (a nie jak dotychczas – procedury nieograniczonej), z zachowaniem odrębności przewidzianych w art. 102–109 upzp.

W obecnym kształcie przepisów wszyscy kandydaci, którzy spełniają kryteria kwalifikacji, są dopuszczani do udziału w systemie, a liczba kandydatów dopuszczanych do udziału nie została ograniczona. Ten sposób dokonywania zakupów pozwala więc zamawiającemu skorzystać z szerszej gamy ofert, a co za tym idzie – zapewnić optymalne wykorzystanie środków publicznych dzięki szerokiej konkurencji.

W celu udzielania zamówienia w ramach dynamicznego systemu zakupów, zamawiający w pierwszej kolejności publikuje zaproszenie do ubiegania się o zamówienie w Biuletynie Zamówień Publicznych albo w Dzienniku Urzędowym UE – wraz z wyraźnym wskazaniem, że zastosowany zostanie dynamiczny system zakupów. Od dnia ogłoszenia o zamówieniu zamawiający zamieszcza taką informację również na stronie internetowej.

W dokumentach zamówienia należy wskazać w szczególności:

● określenie przedmiotu zamówień objętych dynamicznym systemem zakupów, wraz z szacowaną ilością

● czas trwania dynamicznego systemu zakupów

● przewidywane terminy dokonywania zamówień

● wymagania techniczne dotyczące urządzeń teleinformatycznych niezbędnych do porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami (w tym wymagania dotyczące przesyłania ofert)

● sposób funkcjonowania dynamicznego systemu zakupów

● podział na kategorie dostaw, usług lub robót budowlanych, wraz z cechami określającymi te kategorie (o ile system zostanie podzielony na kategorie)

● czy przewiduje się wymóg składania ofert w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty.

ZAPAMIĘTAJ!

Informacje podane przez zamawiającego powinny być dostępne na stronie internetowej przez cały czas trwania systemu.

Zamawiający będzie wybierał ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu o ustanowieniu dynamicznego systemu zakupów.

Podział zakupu

Dynamiczny system zakupów może zostać podzielony na kategorie dostaw, usług lub robót budowlanych, zdefiniowane na podstawie cech zamówień, które będą udzielane w ramach danej kategorii. Cechy te mogą dotyczyć w szczególności dopuszczalnej wielkości późniejszych zamówień lub obszaru geograficznego, na którym realizowane będą późniejsze zamówienia. Kategorie powinny być określone przez odniesienie się do obiektywnych czynników. Mogą one obejmować np. maksymalną dopuszczalną wielkość konkretnych zamówień udzielanych w ramach danej kategorii, lub konkretny obszar geograficzny, w którym konkretne zamówienia mają być realizowane.

Jeżeli zamawiający podzielił system na kategorie produktów, robót budowlanych lub usług, musi również określić kryteria kwalifikacji mające zastosowanie do poszczególnych kategorii. Podział na poszczególne kategorie powinien zostać przeprowadzony na podstawie obiektywnych czynników, które zagwarantują, że nie zostaną naruszone reguły konkurencji między wykonawcami. Taki podział na kategorie ma na celu zwiększenie możliwości udziału małych i średnich przedsiębiorstw w procesie zakupowym. W sytuacji gdy dynamiczny system zakupów jest podzielony na kategorie, zamawiający ma obowiązek zamieścić również taką informację w dokumentach zamówienia.

W przypadku ustanowienia systemu, zasady odnoszące się do procedury ograniczonej ulegają pewnym modyfikacjom. Zmiany dotyczą m.in. terminów obowiązujących przy procedurze ograniczonej.

Minimalny termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału wynosi 30 dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu lub – w przypadku gdy wstępne ogłoszenie informacyjne jest stosowane jako sposób zaproszenia do ubiegania się o zamówienie – od daty wysłania zaproszenia do potwierdzenia zainteresowania. Po wysłaniu zaproszenia do składania ofert dla pierwszego konkretnego zamówienia w ramach dynamicznego systemu zakupów nie wyznacza się już żadnych kolejnych terminów na składanie wniosków o dopuszczenie do udziału.

W trakcie całego okresu ważności dynamicznego systemu zakupów zamawiający zapewnia każdemu wykonawcy możliwość złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie. Co do zasady, ocena wniosków o dopuszczenie do udziału zgodnie z kryteriami kwalifikacji powinna zostać dokonana w terminie 10 dni roboczych od ich otrzymania. Jednak termin ten może zostać w indywidualnych przypadkach przedłużony do 15 dni roboczych. Przepisy upzp precyzują, że takie przedłużenie terminu powinno być możliwie, o ile jest to zasadne (w szczególności w razie potrzeby przeanalizowania dodatkowej dokumentacji lub sprawdzenia, czy spełnione zostały warunki udziału w postępowaniu).

ZAPAMIĘTAJ!

Ze względu na fakt, że pojęcie „zasadności przedłużenia terminu” jest nieprecyzyjne, istotne jest, aby zamawiający odwoływał się do niego w przypadkach szczególnych oraz przy zachowaniu reguł konkurencji pomiędzy wykonawcami.

Jeżeli zaproszenie do składania ofert na pierwsze zamówienie objęte dynamicznym systemem zakupów nie zostało wysłane, zamawiający może wydłużyć okres oceny – pod warunkiem że w przedłużonym okresie nie zostanie wystosowane żadne zaproszenie do składania ofert. Zamawiający musi zawiadomić wykonawcę, którego wniosek podlega badaniu, o długości przedłużonego terminu.

Po przeprowadzeniu oceny wniosków o dopuszczenie do udziału zamawiający informuje danego wykonawcę o dopuszczeniu lub niedopuszczeniu go do dynamicznego systemu zakupów, w najwcześniejszym możliwym terminie. Następnie zaprasza wszystkich dopuszczonych uczestników do złożenia oferty na każde konkretne zamówienie w ramach systemu. W przypadku gdy dynamiczny system zakupów został podzielony na kategorie, zamawiający zaprasza do składania ofert wszystkich uczestników dopuszczonych do kategorii odpowiadającej danemu zamówieniu. Minimalny termin składania ofert wynosi co najmniej 10 dni od daty wysłania zaproszenia do składania ofert.

Zaproszenie uczestników systemu do składania ofert powinno zawierać co najmniej:

● adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia

● informację o terminie i miejscu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu

● termin składania ofert, adres, na który oferty muszą zostać wysłane, oraz język lub języki, w jakich muszą one być sporządzone

● wykaz oświadczeń lub dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia

● wagę przypisaną kryteriom oceny ofert, jeżeli nie została podana w ogłoszeniu o zamówieniu lub w ogłoszeniu o ustanowieniu systemu kwalifikowania wykonawców.

W nawiązaniu do kwestii terminów obowiązujących w dynamicznym systemie zakupów, trzeba podkreślić, że również w tym zakresie wprowadzono pewne uproszczenia. Dotychczas obowiązujący art. 102 ust. 2 i 3 upzp wprowadzał, co do zasady, maksymalny czteroletni okres, na jaki mógł zostać ustanowiony dynamiczny system zakupów. Ustawodawca przewidywał wprawdzie możliwość ustanowienia systemu na czas dłuższy – jednak wyłącznie wtedy, gdy było to spowodowane zaistnieniem szczególnego interesu zamawiającego. Ponadto przesłanka ta była obligatoryjnie poddawana kontroli Prezesa UZP. Nowelizacją z 22 czerwca 2016 r. skreślono powyższe zapisy. Obecnie nie ma więc maksymalnego terminu, na jaki może zostać ustanowiony dynamiczny system zakupów.

MAGDALENA BIELIKOW-KUCHARSKA

doktor nauk prawnych, audytor, wykładowca, główny specjalista do spraw kontroli wewnętrznej GDDKiA, ekspert w zakresie prawa zamówień publicznych i odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

PODSTAWA PRAWNA

● art. 102–104g ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579)

W następnym numerze „Rachunkowości Budżetowej” w dziale „Zamówienia publiczne” polecamy artykuł: Sporządzanie planów zamówień publicznych.