do góry
Pobieranie danych...

Wideoakademia Sektor Publiczny

drukuj
pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
TREŚĆ PRZYPISU Zamknij
Dziennik Ustaw rok 2011 nr 14 poz. 67 wersja obowiązująca od 08.02.2011

Pokaż dostępne wersje

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 18 stycznia 2011 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

(ostatnia zmiana: Dz.U. z 2011 r., Nr 27, poz. 140)  

Na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:

§ 1. [Zakres regulacji] 1. Rozporządzenie określa:

1) instrukcję kancelaryjną,

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt,

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej „instrukcją archiwalną”,

dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy, zwanych dalej „podmiotami”.

2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kierowniku podmiotu, należy przez to rozumieć, odpowiednio, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), przewodniczącego zarządu związku międzygminnego, starostę, marszałka województwa, wojewodę oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki.

3. W stosunku do organów stanowiących gminy, powiatu i województwa zadania w zakresie postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych realizują odpowiednie podmioty i kierownicy tych podmiotów.

§ 2. [Definicje] Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:

1) akta sprawy – dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

2) archiwista – realizującego zadania archiwum zakładowego pracownika podmiotu;

3) kierownik komórki organizacyjnej – osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

4) komórka organizacyjna – wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy;

5) metadane – zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

6) odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

7) pismo – wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

8) prowadzący sprawę – osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;

9) przesyłka – dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.2));

10) skład chronologiczny – uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD;

11) skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej;

12) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

13) system EZD – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

14) system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

15) teczka aktowa – materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

§ 3. [Instrukcja kancelaryjna] Instrukcja kancelaryjna, określająca szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiotach, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 4. [Wykaz akt] 1. Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

2. Wykaz akt dla:

1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia;

2) organów powiatu i starostw powiatowych stanowi załącznik nr 3 [1] do rozporządzenia;

3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia;

4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.

3. Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań.

4. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

5. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.

6. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

7. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”.

8. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:

1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od „0” do „9”;

2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”;

3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”;

4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”.

9. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez podmioty do dodania nowych klas.

10. Na opis klasy w wykazie akt składają się:

1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 8;

2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;

3) w przypadku klas końcowych – kategoria archiwalna, o której mowa w ust. 7.

11. Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

§ 5. [Instrukcja archiwalna] Instrukcja archiwalna, określająca organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym, stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia.

§ 6. [Dokumentacja spraw niezakończonych ] 1. Z dokumentacją spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia postępuje się następująco:

1) sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy albo

2) zakłada się nową sprawę, stosując odpowiednio § 28 ust. 3 lub § 55 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej.

2. Wyboru, o którym mowa w ust. 1, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację do archiwum zakładowego.

3. W przypadku gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.

4. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie rozporządzenia nie została w podmiotach zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie wykazów akt stanowiących odpowiednio załączniki nr 2–5 do rozporządzenia.

5. Do dokumentacji elektronicznej odzwierciedlającej przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia w systemie EZD spełniającym wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy, oraz do dokumentacji nieelektronicznej powiązanej z tą dokumentacją elektroniczną, w sposób uwzględniający wymagania § 1 ust. 9 i 10 instrukcji kancelaryjnej, stosuje się przepisy rozporządzenia.

6. System EZD, o którym mowa w ust. 5, niespełniający wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych wymogów w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

7. Jeżeli dotychczas stosowany w podmiocie system teleinformatyczny wymusza stosowanie określonej konstrukcji znaku sprawy lub separatora, można stosować tę konstrukcję, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

8. Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w archiwum zakładowym przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zachowują ważność.

9. Lokal archiwum zakładowego niespełniający wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych wymogów w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

§ 7. [Stosowanie przepisów rozporządzenia ] Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r.

§ 8. [Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.3)

 

1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166, poz. 1317 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 47, poz. 278 i Nr 182, poz. 1228.

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228.

3) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone: rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073, z 1999 r. Nr 103, poz. 1192 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1244), rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z 1999 r. Nr 102, poz. 1187 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1243) i rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127, poz. 885), które utraciły moc z dniem 1 stycznia 2011 r. na podstawie art. 15 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230), oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109 oraz z 1999 r. Nr 112, poz. 1320), które utraciło moc z dniem 2 kwietnia 2010 r. na podstawie art. 81 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230).

Załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r. (poz. 67)

Załącznik nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SPIS TREŚCI:

 

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Rozdział 2

Czynności kancelaryjne w systemie EZD

Rozdział 3

Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

Rozdział 4

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

Załączniki do instrukcji

 

 

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:

1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz

2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

2. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD.

3. Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.

4. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.

5. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

6. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje się, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu;

2) szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:

a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez ten podmiot,

b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi – w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;

3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

7. Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco:

1) zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych akt spraw, albo

2) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

8. Wyboru, o którym mowa w ust. 7, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację archiwiście.

9. Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.

10. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.

§ 2. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.

2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.

3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się archiwiście.

§ 3. W podmiocie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.

§ 4. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

1) tworzącą akta spraw;

2) nietworzącą akt spraw.

§ 5. 1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie.

6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

7. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 6, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2011, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;

5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

8. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.JK2, gdzie „JK2” jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.

9. Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego minus w następujący sposób: AB-C-V.123.78.2011.JK2, gdzie „AB-C-V” jest oznaczeniem komórki organizacyjnej.

§ 6. 1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;

5) listy obecności;

6) karty urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.

§ 7. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:

1) akceptacja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;

2) dekretacja – adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

3) dekretacja zastępcza – adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;

4) komórka merytoryczna – komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;

5) naturalny dokument elektroniczny – dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;

6) pieczęć wpływu – odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników;

7) punkt kancelaryjny – komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek;

8) rejestr – narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport;

9) rejestr przesyłek wpływających – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez podmiot, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla całego podmiotu;

10) rejestr przesyłek wychodzących – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego podmiotu;

11) rejestr pism wewnętrznych – raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu;

12) spis spraw – narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.

§ 8. 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

§ 9. 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.

4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.

5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Rozdział 2

Czynności kancelaryjne w systemie EZD

§ 10. W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) wykonywania dekretacji;

3) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;

4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;

5) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

§ 11. 1. Użytkownikami systemu EZD mogą być wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych.

2. Użytkownicy systemu EZD mają dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do wykonywanych obowiązków służbowych.

§ 12. Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności, z zastrzeżeniem § 33 ust. 1 i § 34 ust. 3.

§ 13. 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

7. Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa część A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

§ 14. 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

§ 15. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

§ 16. 1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

2. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

3. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany w przypadku przesyłki w postaci papierowej przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. W innym przypadku sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.

§ 17. 1. Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, o którym mowa w § 13 ust. 6, w przypadku, gdy:

1) istnieje możliwość otwarcia koperty – na pierwszej stronie pisma;

2) nie ma możliwości otwarcia koperty – na kopercie.

2. Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych.

3. Dopuszcza się, z uwzględnieniem wymogu, o którym mowa w ust. 2, nanoszenie na przesyłkę identyfikatora przeznaczonego do odczytywania maszynowego.

4. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

1) rozmiar strony (na przykład A3 i większe);

2) dużą liczbę stron;

3) treść, formę lub postać.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.

6. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4.

7. Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;

3) może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

8. System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.

9. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

10. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.

§ 18. 1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c) pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b ustawy.

6. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

§ 19. 1. Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwaną dalej „ESP”, dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwane dalej „UPO”.

§ 20. 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.

3. Pisma na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.

5. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.

6. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

§ 21. 1. Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.

2. Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.

3. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.

4. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego.

5. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD.

6. Przekazanie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2, jest realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie.

7. Po zakończeniu sprawy:

1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;

2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych.

8. Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których mowa w ust. 7, jest realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie.

§ 22. 1. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

2. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez:

1) włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wysłano, oraz termin zwrotu albo

2) odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy.

3. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której mowa w ust. 2.

§ 23. 1. Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.

2. Przesyłki na informatycznych nośnikach danych, o których mowa w § 20 ust. 4, przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek.

§ 24. 1. Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD.

2. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę właściwą do ich dekretacji.

3. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

4. W przypadku błędnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujący.

§ 25. 1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

§ 26. 1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 przesyłkę dołącza do akt sprawy, w przypadku określonym w ust. 1 pkt 2 na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt.

3. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

§ 27. 1. System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:

1) dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt,

b) datę utworzenia raportu,

c) oznaczenie komórki organizacyjnej,

d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) kolejny numer sprawy,

c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

d) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

g) datę wszczęcia sprawy,

h) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

i) imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę,

j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

2. System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:

1) dowolnie wybranych okresów chronologicznych;

2) dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego, jakiego rzędu jest to klasa.

§ 28. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej w sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy.

§ 29. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz

2) odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.

§ 30. 1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

2. Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.

§ 31. 1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w systemie EZD:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) wiadomości poczty elektronicznej, o których mowa w § 18 ust. 2 pkt 2;

4) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 32 ust. 5, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

2. Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek lub pism włączonych do akt sprawy, w tym:

1) nadaje sprawie tytuł;

2) wpisuje do systemu EZD metadane dla przesyłek lub pism, o których mowa w ust. 1 pkt 2‑4, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części C załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

3) uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

4) wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części B załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

3. Zestaw metadanych opisujących sprawę określa część D załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

§ 32. 1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa.

3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;

2) ustnie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

§ 33. 1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.

§ 34. 1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;

2) podpisanie odręczne wydruku.

2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

3. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 3.

5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.

6. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

§ 35. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane:

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;

2) przez punkt kancelaryjny;

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

§ 36. Punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki:

1) odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;

2) przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

§ 37. Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

§ 38. 1. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

2. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

3. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

Rozdział 3

Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

§ 39. 1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:

1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;

2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;

3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;

4) przesyłania przesyłek;

5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.

3. Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.

4. W przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania, o których mowa w § 1 ust. 5, do realizowania czynności, o których mowa w ust. 2, za wystarczający uznaje się system EZD.

§ 40. 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:

1) liczby porządkowej;

2) daty wpływu przesyłki do podmiotu;

3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna;

5) daty widniejącej na przesyłce;

6) znaku występującego na przesyłce;

7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 43, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;

8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;

9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

4. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1) sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 3;

2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone w ust. 3, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust. 3.

§ 41. 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

§ 42. 1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.

3. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

4. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

§ 43. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

§ 44. 1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c) pozostałe.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

§ 45. 1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

§ 46. 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z § 42, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

§ 47. 1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;

2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających.

3. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

4. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji”), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

5. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

§ 48. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób oraz przekazania w sposób przyjęty w danym podmiocie. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.

§ 49. Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.

§ 50. 1. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.

2. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

§ 51. 1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

§ 52. 1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.

4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

§ 53. 1. Spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym zawiera następujące dane:

1) odnoszące się do całego spisu:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,

b) oznaczenie komórki organizacyjnej,

c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie:

a) liczbę porządkową,

b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę wszczęcia sprawy,

g) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.

2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.

3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.

4. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).

7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

§ 54. 1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

3. Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.

§ 55. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku sprawy........”, i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

§ 56. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;

2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;

3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

§ 57. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) pisma przesłane za pomocą telefaksu;

4) wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 44 ust. 3 i 4, § 45 ust. 3 i § 46 ust. 2;

5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 58 ust. 7, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

§ 58. 1. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

2. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania.

3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:

1) w postaci papierowej albo

2) w postaci elektronicznej.

4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.

6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

7. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;

2) ustnie.

8. W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust. 6.

§ 59. 1. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.

2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:

1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;

2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).

§ 60. 1. Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez punkt kancelaryjny.

2. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym.

3. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.

4. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.

§ 61. 1. Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje:

1) liczbę porządkową;

2) datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu;

3) nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (na przykład urzędy gmin, szkoły podstawowe);

4) znak sprawy wysyłanego pisma;

5) sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP).

2. Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1) sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;

2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust. 1, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1.

§ 62. 1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1) pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej – na środku u góry;

2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw – po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B – również okresu przechowywania dokumentacji – po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce – na środku;

5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego – po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce – rokiem najpóźniejszego pisma w teczce – pod tytułem;

6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek – pod rocznymi datami skrajnymi.

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 53:

1) ust. 5 – tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;

2) ust. 6 – tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

3) ust. 7 – zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

§ 63. 1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.

3. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie.

4. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

Rozdział 4

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

§ 64. 1. W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności podmiotu lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu, kierownik podmiotu zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego.

2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe.

3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z odpowiednio § 28 ust. 3 i § 55 ust. 3.

4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

Załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej

A – Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą
(zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposób zapisu

Wymaga-
lność*

Powta
rzalność

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki, w tym:

 

 

tak

1a

nazwa podmiotu niebędącego osobą fizyczną

tekst

wymagane, jeżeli nie określono 1b

nie

1b

nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion

wymagane, jeżeli nie określono 1a

nie

2

Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym:

 

 

nie

2a

kod pocztowy

tekst

opcjonalne

nie

2b

miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

wymagane

nie

2c

ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

2d

budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

2e

lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

2f

skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)

tekst

opcjonalne

nie

2g

kraj

tekst

wymagane

nie

2h

e-mail (adres poczty elektronicznej)

tekst

opcjonalne

tak

3

Data widniejąca na piśmie

data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;
dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

wymagane

nie

4

Data nadania przesyłki

data w formacie
RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfr dnia;
dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

opcjonalne

nie

5

Data wpływu przesyłki

data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia

wymagane

nie

6

Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie)

Data i czas w formacie
RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30

wymagane

nie

7

Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)

tekst

opcjonalne

tak

8

Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu

tekst bez spacji i znaków:
( \ ) – ukośnik lewy
( / ) – ukośnik prawy
( * ) – gwiazdka
( ? ) – znak zapytania
( : ) – dwukropek
( = ) – znak równości
( , ) – przecinek
( ; ) – średnik

wymagane

nie

9

Tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)

tekst

wymagane

nie

10

Dostęp – określenie dostępu

możliwe wartości:
publiczny – dostępny w całości,
publiczny – dostępny częściowo,
niepubliczny

wymagane

nie

11

Liczba załączników

liczba naturalna

opcjonalne

nie

12

Format

tekst – nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu

wymagane dla dokumentów elektronicznych

nie

13

Uwagi – dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (na przykład skan tylko 1 strona – razem ponad 500 stron, załącznik – kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD)

tekst

opcjonalne

tak

14

Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/
documents/dcmi-type-
vocabulary/
zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy

możliwe wartości:
Collection (nieuporządkowany zbiór danych),
Dataset (uporządkowany zbiór danych),
MovingImage (obraz ruchomy),
PhysicalObject (obiekt fizyczny),
Software (oprogramowanie),
Sound (dźwięk),
StillImage (obraz nieruchomy),
Text (tekst) – oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text

wymagane

nie

15

Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)

tekst

opcjonalne

nie

16

Znak nadany przesyłce przez podmiot odpowiedzialny za jej treść

tekst

wymagane, jeżeli jest

nie

 

B – Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą
(zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposób zapisu

Wyma-
galność*

Powta-
rzalność

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki, w tym

 

 

tak

1a

imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 30 ust. 1, akceptacja pisma, o której mowa w § 12)

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane

nie

1b

stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a

tekst
(zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane

nie

2

Oznaczenie adresata, w tym:

 

 

tak

2a

nazwa podmiotu niebędącego osobą fizyczną

tekst

wymagane, jeżeli nie określono 2b

nie

2b

nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion

wymagane, jeżeli nie określono 2a

nie

3

Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym:

 

 

nie

3a

kod pocztowy

tekst

opcjonalne

nie

3b

miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

wymagane

nie

3c

ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

3d

budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

3e

lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

3f

skrytka pocztowa
(nr skrytki w urzędzie pocztowym)

tekst

opcjonalne

nie

3g

kraj

tekst

wymagane

nie

3h

e-mail (adres poczty elektronicznej)

tekst

opcjonalne

tak

4

Data widniejąca na piśmie

data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

wymagane

nie

5

Data nadania przesyłki

data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

opcjonalne

nie

6

Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)

tekst

opcjonalne

tak

7

Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu

tekst bez spacji i znaków:
( \ ) – ukośnik lewy
( / ) – ukośnik prawy
( * ) – gwiazdka
( ? ) – znak zapytania
( : ) – dwukropek
( = ) – znak równości
( , ) – przecinek
( ; ) – średnik

wymagane

nie

8

Tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)

tekst

wymagane

nie

9

Dostęp – określenie dostępu

możliwe wartości:
publiczny – dostępny w całości,
publiczny – dostępny częściowo, niepubliczny

wymagane

nie

10

Liczba załączników

liczba naturalna

opcjonalne

nie

11

Format

tekst – nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu

wymagane dla dokumentów elektronicznych

nie

12

Uwagi – dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki

tekst

opcjonalne

tak

13

Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary)
http://dublincore.org/
documents/dcmi-type-
vocabulary/
zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy

możliwe wartości:
Collection (nieuporządkowany zbiór danych),
Dataset (uporządkowany zbiór danych),
MovingImage (obraz ruchomy),
PhysicalObject (obiekt fizyczny),
Software (oprogramowanie),
Sound (dźwięk),
StillImage (obraz nieruchomy),
Text (tekst) – oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text

wymagane

nie

14

Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)

tekst

wymagane

nie

 

C – Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami

(zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposób zapisu

Wymagalność*

Powtarza-
lność

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść

 

 

tak

1a

imię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 30 ust. 1, przygotowanie notatki, opinii, stanowiska, o których mowa w § 8 ust. 2, akceptacja pisma, o której mowa w § 12)

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane

nie

1b

stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a

tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane

nie

2

Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)

data i czas w formacie
RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30

wymagane

nie

3

Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, notatka, opinia, prezentacja itd.)

tekst

opcjonalne

tak

4

Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu

tekst bez spacji i znaków:
( \ ) – ukośnik lewy
( / ) – ukośnik prawy
( * ) – gwiazdka
( ? ) – znak zapytania
( : ) – dwukropek
( = ) – znak równości
( , ) – przecinek
( ; ) – średnik

wymagane

nie

5

Tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)

tekst

wymagane

nie

6

Dostęp – określenie dostępu

możliwe wartości:
publiczny – dostępny w całości,
publiczny – dostępny częściowo,
niepubliczny

wymagane

nie

7

Format

tekst – nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu

wymagane dla dokumentów elektronicznych

nie

8

Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary)
http://dublincore.org/
documents/dcmi-type-
vocabulary/
zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust.2a ustawy

możliwe wartości:
Collection (nieuporządkowany zbiór danych),
Dataset (uporządkowany zbiór danych),
MovingImage (obraz ruchomy),
PhysicalObject (obiekt fizyczny),
Software (oprogramowanie),
Sound (dźwięk),
StillImage (obraz nieruchomy),
Text (tekst) – oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text

wymagane

nie

 

D-Struktura metadanych opisujących sprawę
(zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposób zapisu

Wymagalność*

Powta-
rzalność

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść

 

 

tak

1a

imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane, jeżeli nie określono 1b

nie

1b

imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane, jeżeli nie określono 1a

tak

2

Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)

data i czas w formacie
RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30

wymagane

nie

3

Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika)

data i czas w formacie
RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, na przykład 1997-07-16

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy

nie

4

Znak sprawy
(zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt)

zgodnie z zasadami określonymi w § 5

wymagane

nie

5

Tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (na przykład przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na ..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości)

tekst

wymagane

nie

6

Dostęp – określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy)

możliwe wartości:
publiczny – dostępny w całości,
publiczny – dostępny częściowo, niepubliczny

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy

nie

7

Format

ustalona wartość „Multipart/Header-Set”

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy

nie

8

Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary)
http://dublincore.org/
documents/dcmi-type-vocabulary/
zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy

ustalona wartość:
Collection (nieuporządkowany zbiór danych)

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy

nie

 

* Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe.

Załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu

Minimalna rozdzielczość

Minimalna ilość bitów na piksel

Zalecany format

Kompresja

teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia*), format A4 do A3

150 dpi

1 bit (czarno-białe)

wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

CCITT G4 lub inna bezstratna

rękopisy A4 do A3

200 dpi

8-bitowa skala szarości

wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub inna bezstratna

fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno)

2500 pikseli na dłuższym boku

8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit

JPG

≥50%

teksty drukowane – czarno-białe, mniejsze niż A4

1600 pikseli na dłuższym boku lub
200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)

1 bit

wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

CCITT G4 lub inna bezstratna

rękopisy mniejsze niż A4

1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)

8-bitowa skala szarości

wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub inna bezstratna

materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy)

200 dpi

Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości

JPG

DJVU

≥50%

teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie**)

200 dpi

8 bit – kolor

wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub
inna
bezstratna

fotografia kolorowa

2500 pikseli na dłuższym boku

24 bit – kolor

JPG

≥50%

 

*) To znaczy, że kolor nie ma znaczenia dla zrozumienia treści, na przykład gdy cały tekst jest w jednym kolorze, a jedynie nagłówki, stopki, pieczątki, podpisy itp. są w innym kolorze.

**) Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki itp.

Załącznik nr 2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW GMINY1) I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH ORAZ URZĘDÓW OBSŁUGUJĄCYCH TE ORGANY I ZWIĄZKI

SPIS
KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0

ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA

00

Organy kolegialne i jednoosobowe

01

Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole

02

Udział gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski gminy

03

Współdziałanie gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą

04

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej

05

Reprezentacja i promowanie gminy

06

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych

07

Legislacja, obsługa prawna gminy i jej jednostek organizacyjnych

1

ZARZĄDZANIE URZĘDAMI OBSŁUGUJĄCYMI ORGANY GMINY I ZWIĄZKI MIĘDZYGMINNE

10

Udział w posiedzeniach organów kolegialnych gminy

11

Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach

12

Zbiory aktów normatywnych

13

Informatyzacja

14

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

15

Skargi, wnioski, petycje oraz postulaty i inicjatywy obywateli

16

Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna

17

Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

2

SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ GMINĘ I JEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE

20

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych

21

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów gminy i kierowników podmiotów

22

Ewidencja osobowa

 

23

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy

24

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

25

Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych gminy

26

Gospodarka materiałowa

27

Zamówienia publiczne

3

FINANSE GMINY ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY

30

Planowanie i realizacja budżetu

31

Dochody, podatki i opłaty

32

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

4

KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

40

Kultura

41

Zabytki

42

Kultura fizyczna

43

Turystyka i wypoczynek

44

System oświaty

5

WYBORY, REFERENDA, SPISY POWSZECHNE, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, STAN CYWILNY, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO

50

Wybory i referenda, spisy powszechne

51

Stowarzyszenia i fundacje

52

Działalność organizacji pożytku publicznego

53

Sprawy społeczne i obywatelskie

54

Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami

55

Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne

6

KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

60

Kształtowanie i ochrona środowiska

61

Gospodarowanie zasobami przyrody

62

Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem

63

Ochrona wód i gospodarowanie wodami

64

Ochrona powierzchni ziemi

65

Gospodarowanie złożami i kopalinami

 

66

Geodezja i kartografia

67

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa

68

Gospodarowanie nieruchomościami

7

GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ OCHRONA PRAW KONSUMENCKICH

70

Gospodarka komunalna

71

Gospodarowanie budynkami, mieszkaniami i lokalami

72

Drogownictwo i system komunikacyjny

73

Wspieranie gospodarki i rynku pracy

74

Ochrona praw konsumenckich

8

OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA

80

Ochrona zdrowia

81

Pomoc społeczna

82

Obsługa świadczeń w zakresie pomocy społecznej

83

Obsługa pozostałych świadczeń

84

Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

 

Symbole klasyfikacyjne

Hasło klasyfikacyjne

Ozna-
czenie
kate-
gorii archi-
walnej

Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego

I

II

III

IV

1

2

3

4

5

6

7

0

 

 

 

ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA

 

 

 

00

 

 

Organy kolegialne i jednoosobowe gminy

 

 

 

 

000

 

Rada gminy

 

 

 

 

 

0000

Organizacja pracy rady gminy

A

między innymi regulaminy

 

 

 

0001

Planowanie i sprawozdawczość z prac rady gminy

A

w tym korespondencja

 

 

 

0002

Sesje rady gminy

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

 

 

 

0003

Wnioski i interpelacje radnych

A

w tym rejestr i odpowiedzi

 

 

 

0004

Przewodniczący rady gminy

A

między innymi korespondencja kierowana do i od przewodniczącego

 

 

 

0005

Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do rady gminy oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami

A

w tym rejestr i odpowiedzi

 

 

 

0006

Projekty uchwał rady gminy

A

proces ich przygotowania i uzgadniania

 

 

 

0007

Uchwały rady gminy

A

w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasach 0711

 

 

 

0008

Realizacja uchwał rady gminy i jej monitorowanie

A

 

 

 

001

 

Komisje, zespoły i inne organy kolegialne rady gminy

 

 

 

 

 

0010

Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

 

 

 

 

0011

Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

 

 

 

 

0012

Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

 

 

 

0013

Projekty uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

 

 

 

 

 

0014

Uchwały komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

w tym ich rejestr

 

 

 

0015

Realizacja uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy

A

 

 

 

002

 

Organy uchwałodawcze jednostek pomocniczych gminy

 

 

 

 

 

0020

Organizacja pracy organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych gminy

A

 

 

 

 

0021

Posiedzenia (zebrania) organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych gminy

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały

 

 

003

 

Młodzieżowa rada gminy i inne rady utworzone przez radę gminy

 

 

 

 

 

0030

Wybory do młodzieżowej rady gminy

BE5

 

 

 

 

0031

Prace młodzieżowej rady gminy

A

 

 

 

 

0032

Wybory do innych rad utworzonych przez radę gminy

BE5

 

 

 

 

0033

Prace innych rad utworzonych przez radę gminy

A

 

 

 

004

 

Obsługa radnych gminy

 

 

 

 

 

0040

Wygaśnięcie mandatu radnego

A

 

 

 

 

0041

Kluby radnych gminy

A

 

 

 

 

0042

Sprawy osobowe radnych gminy

BE5

 

 

 

 

0043

Oświadczenia majątkowe radnych gminy lub o członkach ich rodzin

B6

 

 

 

 

0044

Inne oświadczenia radnych gminy lub o członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

 

 

 

0045

Podnoszenie kompetencji radnych gminy

BE5

między innymi szkolenia, seminaria

 

 

005

 

Wójt (burmistrz, prezydent) jako organ gminy

 

 

 

 

 

0050

Zbiór zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy

A

W tym ich rejestry; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasach 0711

 

 

 

0051

Realizacja zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy

A

 

 

 

 

0052

Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy

A

pozostałe upoważnienia przy klasie 077

 

 

 

 

0053

Kolegium wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały; słowo „kolegium” można zastąpić odpowiednią, dla danej gminy nazwą

 

 

 

0054

Patronat wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

 

 

 

 

0055

Narady wójta (burmistrza, prezydenta miasta) z sołtysami

A

 

 

 

 

0056

Spotkania wójta (burmistrza, prezydenta miasta) z mieszkańcami

A

 

 

 

 

0057

Sprawozdawczość z działalności wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

 

 

 

 

0058

Wygaśnięcie mandatu wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

A

 

 

 

006

 

Zawieszenie organów gminy (zarząd komisaryczny)

A

 

 

 

007

 

Działania interwencyjne organów administracji rządowej w ramach nadzoru nad organami gminy

A

 

 

 

01

 

 

Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole

 

 

 

 

010

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działań w zakresie podziału terytorialnego, organizacji, ustalania herbów, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli

A

 

 

 

011

 

Podział terytorialny

 

 

 

 

 

0110

Tworzenie, łączenie i znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany ich granic

A

między innymi projektowanie, wnioskowanie, opiniowanie

 

 

 

0111

Tworzenie, łączenie i znoszenie sołectw, dzielnic itp. oraz zmiany ich granic

A

 

 

 

 

0112

Nadawanie statusu miasta

A

 

 

 

 

0113

Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych

A

 

 

 

012

 

Organizacja gminy

 

 

 

 

 

0120

Statut gminy i jego zmiany, statuty jednostek pomocniczych oraz inne sprawy z zakresu ich organizacji

A

 

 

 

 

 

0121

Organizacja (w tym tworzenie, likwidacja) urzędów obsługujących organy gminy

A

dotyczy między innymi statutów, regulaminów organizacyjnych, ich zmian, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowych regulacji wewnętrznych w sferze organizacyjnej, nadawania numeru NIP, REGON

 

 

 

0122

Organizacja jednostek organizacyjnych, stanowiących aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży

A

zadanie tylko powiatu
rodzaje dokumentacji i spraw jak przy klasie 0121

 

 

 

0123

Tworzenie, łączenie, przekształcanie i likwidacja samorządowych jednostek organizacyjnych oraz ich organizacja

A

innych niż wymienione przy klasach 0121 i 0122

 

 

 

0124

Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od gminy

BE5

dotyczy między innymi informacji czy materiałów przekazywanych do wiadomości czy zaopiniowania gminie

 

 

013

 

Herby, flagi, emblematy, insygnia, odznaczenia, medale lub inne symbole gminy i jej jednostek

A

ustalanie, zmiany, korespondencja uzgodnieniowa itp.

 

 

014

 

Systemy zarządzania jakością

 

 

 

 

 

0140

Wdrażanie systemu zarządzania jakością

A

 

 

 

 

0141

Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany

A

 

 

 

 

0142

Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

 

 

 

 

0143

Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany

A

 

 

 

 

0144

Audyty jakości zewnętrzne

A

 

 

 

 

0145

Audyty jakości wewnętrzne

A

 

 

 

 

0146

Doskonalenie systemu zarządzania jakością

BE5

 

 

 

 

0147

Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością

B5

między innymi korespondencja porządkowa

 

 

015

 

Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania

A

 

 

 

02

 

 

Udział gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski gminy

 

 

 

 

 

020

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące udziału gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek oraz nadzoru właścicielskiego gminy

A

 

 

 

021

 

Udział gminy w tworzeniu związków międzygminnych, stowarzyszeń lub porozumień oraz ich organizacja i zmiany

A

 

 

 

022

 

Monitorowanie przez gminę działalności związków międzygminnych i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień

A

 

 

 

023

 

Nadzór właścicielski gminy

 

 

 

 

 

0230

Tworzenie przez gminę spółek i fundacji oraz ich likwidowanie

A

 

 

 

 

0231

Przystępowanie do spółek i fundacji

A

 

 

 

 

0232

Realizacja nadzoru właścicielskiego

A

 

 

 

03

 

 

Współdziałanie gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą

 

 

 

 

030

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi

A

 

 

 

031

 

Zawieranie i realizacja porozumień gminy z organami administracji państwowej lub samorządowej

A

 

 

 

032

 

Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań gminy i monitorowanie ich wykonania

A

 

 

 

033

 

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym

A

 

 

 

034

 

Działalność gminy w sprawach zagranicznych

 

 

 

 

 

0340

Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi

A

 

 

 

 

 

0341

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy gminy oraz jej jednostek organizacyjnych w sprawach zagranicznych

A

 

 

 

 

0342

Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli gminy

A

w tym programy, sprawozdania

 

 

 

0343

Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy

A

 

 

 

035

 

Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

 

 

 

 

 

0350

Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

A

 

 

 

 

0351

Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach

BE5

 

 

 

04

 

 

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej

 

 

 

 

040

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

 

 

 

041

 

Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych

A

 

 

 

042

 

Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

w tym ich audyt i kontrola

 

 

05

 

 

Reprezentacja i promowanie gminy

 

 

 

 

050

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania gminy

A

 

 

 

051

 

Honorowe obywatelstwo gminy

A

 

 

 

052

 

Nadawanie odznaczeń, medali lub innych tytułów przez gminę

A

 

 

 

053

 

Kontakty ze środkami publicznego przekazu

 

 

 

 

 

0530

Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne

A

 

 

 

 

0531

Konferencje prasowe i wywiady

A

 

 

 

 

 

0532

Monitoring środków publicznego przekazu

A

w tym wycinki prasowe

 

 

054

 

Promocja gminy w kraju i za granicą

 

 

 

 

 

0540

Strategie, programy i plany promocji gminy

A

 

 

 

 

0541

Własne akcje promocyjne i reklamowe gminy

A

 

 

 

 

0542

Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych

A

na przykład targi, festiwale

 

 

 

0543

Materiały promocyjne gminy i jej jednostek

A

między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie

 

 

 

0544

Materiały do serwisu internetowego

A

 

 

 

055

 

Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach

A

na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy)

 

 

056

 

Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie

B5

 

 

 

057

 

Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez

A

układ według tematów i wydarzeń

 

 

06

 

 

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych

 

z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu

 

 

060

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych

A

 

 

 

061

 

Strategie

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

 

 

062

 

Programy

A

projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień

 

 

063

 

Planowanie

 

 

 

 

 

0630

Planowanie na poziomie całej gminy

A

w tym korespondencja

 

 

 

0631

Planowanie na poziomie każdego urzędu lub jednostki organizacyjnej

A

w tym korespondencja

 

 

 

0632

Planowanie w komórkach organizacyjnych

BE5

 

 

 

064

 

Sprawozdawczość

 

 

 

 

 

 

0640

Sprawozdawczość na poziomie całej gminy

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

 

 

 

0641

Sprawozdawczość na poziomie każdego urzędu i jednostki organizacyjnej

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

 

 

 

0642

Sprawozdawczość statystyczna

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

 

 

 

0643

Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

 

 

 

0644

Meldunki i raporty sytuacyjne

BE5

 

 

 

065

 

Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja

A

 

 

 

066

 

Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych

A

inne niż w klasie 065; na przykład dla Prezydenta RP, Parlamentu, Premiera RP, wojewody itp.

 

 

07

 

 

Legislacja, obsługa prawna gminy i jej jednostek organizacyjnych

 

 

 

 

070

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące legislacji i obsługi prawnej

A

 

 

 

071

 

Akty prawa miejscowego

 

 

 

 

 

0710

Zbiór aktów prawa miejscowego

A

 

 

 

 

0711

Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego

A

w tym korespondencja

 

 

072

 

Legislacja

 

 

 

 

 

 

0720

Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących dotyczących samorządu terytorialnego

A

 

 

 

 

0721

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego

A

 

 

 

 

0722

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów aktów prawa miejscowego

A

 

 

 

 

0723

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne innych projektów aktów prawa

BE10

 

 

 

 

0724

Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów dokumentów niemających charakteru aktu prawnego

BE10

 

 

 

073

 

Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami administracji publicznej

BE10

 

 

 

074

 

Opinie prawne na potrzeby gminy i jej jednostek organizacyjnych

BE10

 

 

 

075

 

Prowadzenie spraw sądowych

 

 

 

 

 

0750

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi

BE10

w tym repertoria

 

 

 

0751

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi

BE10

w tym repertoria

 

 

076

 

Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności

BE10

 

 

 

077

 

Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne

BE10

w tym ich rejestry; inne upoważnienia przy klasie 0052

 

1

 

 

 

ZARZĄDZANIE URZĘDAMI OBSŁUGUJĄCYMI ORGANY GMINY I ZWIĄZKI MIĘDZYGMINNE

 

 

 

10

 

 

Udział w posiedzeniach organów kolegialnych gminy

A

 

 

 

11

 

 

Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach

 

 

 

 

110

 

Posiedzenia kierownictwa urzędu

A

 

 

 

111

 

Komisje, zespoły, grupy robocze w urzędzie

A

powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac itp.

 

 

112

 

Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych

BE10

 

 

 

113

 

Narady (zebrania) pracowników

A

 

 

 

12

 

 

Zbiory aktów normatywnych

 

 

 

 

120

 

Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów

A

akty normatywne organów gminy przy klasach 0007, 0014, 0050

komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu

 

 

121

 

Zbiory aktów normatywnych obcych

BE10

 

 

 

13

 

 

Informatyzacja

 

 

 

 

130

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji

A

 

 

 

131

 

Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych

BE10

 

 

 

132

 

Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne

B10

 

 

 

133

 

Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania

 

 

 

 

 

 

1330

Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania

BE5

 

 

 

 

1331

Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych

A

 

 

 

 

1332

Ewidencja stosowanych systemów i programów

A

 

 

 

 

1333

Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów

BE5

 

 

 

 

1334

Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów

B10

 

 

 

134

 

Projektowanie i eksploatacja gminnych stron i portali internetowych

BE10

 

 

 

135

 

Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych

BE10

dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)

 

 

14

 

 

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

 

 

 

 

140

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

A

 

 

 

141

 

Informacje niejawne

 

 

 

 

 

1410

Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych oraz wykazu tych informacji dla poszczególnych klauzul

A

obsługa kancelaryjna przy klasach 1620-1623, akta postępowań sprawdzających przy klasie 218

 

 

 

1411

Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych

BE10

 

 

 

 

1412

Udostępnianie informacji niejawnych

BE10

 

 

 

142

 

Ochrona danych osobowych

BE10

 

 

 

143

 

Informacja publiczna

 

 

 

 

 

1430

Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej

A

 

 

 

 

1431

Udostępnianie informacji publicznej

BE5

 

 

 

 

144

 

Obsługa merytoryczna systemów powiadamiania mieszkańców gminy

A

 

 

 

15

 

 

Skargi, wnioski, petycje oraz postulaty i inicjatywy obywateli

 

 

 

 

150

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg, wniosków, petycji oraz postulatów i inicjatyw obywateli

A

 

 

 

151

 

Skargi i wnioski

 

 

 

 

 

1510

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)

A

w tym ich rejestr

 

 

 

1511

Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości

BE5

 

 

 

152

 

Petycje, postulaty i inicjatywy obywateli

A

 

 

 

16

 

 

Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna

 

 

 

 

160

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej

A

w tym dotyczące instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej

 

 

161

 

Obsługa kancelaryjna

 

 

 

 

 

1610

Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism

B5

 

 

 

 

1611

Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy

A

 

 

 

 

1612

Ewidencja druków ścisłego zarachowania

B10

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601

 

 

 

1613

Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków

A

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601

 

 

 

1614

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

 

 

 

162

 

Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne

 

 

 

 

 

1620

Rejestr teczek (rejestr klas końcowych)

A

 

 

 

 

 

1621

Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności

BE50

 

 

 

 

1622

Dziennik wykonanej dokumentacji

B10

 

 

 

 

1623

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych zawierającej informacje niejawne między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

A

 

 

 

163

 

Archiwum zakładowe

 

 

 

 

 

1630

Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

A

przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego

 

 

 

1631

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

A

 

 

 

 

1632

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

A

 

 

 

 

1633

Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym

B5

 

 

 

 

1634

Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym

BE5

w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii

 

 

 

1635

Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym

A

 

 

 

 

1636

Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym

BE10

 

 

 

 

1637

Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przejęcia dokumentacji

BE5

 

 

 

164

 

Zbiory biblioteczne w podmiotach

 

 

 

 

 

1640

Ewidencja zbiorów bibliotecznych

A

 

 

 

 

1641

Gromadzenie zbiorów bibliotecznych

BE5

między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana

 

 

 

1642

Udostępnianie zbiorów bibliotecznych

B5

 

 

 

17

 

 

Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

 

 

 

 

170

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań

A

 

 

 

 

171

 

Kontrole

 

 

 

 

 

1710

Kontrole zewnętrzne w podmiotach

A

 

 

 

 

1711

Kontrole przeprowadzane przez podmioty w jednostkach im podległych

A

 

 

 

 

1712

Kontrole wewnętrzne w podmiocie

A

 

 

 

 

1713

Udział podmiotów w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne

BE10

 

 

 

 

1714

Książka kontroli

BE5

 

 

 

172

 

Audyt

 

 

 

 

 

1720

Bieżące akta audytu

A

 

 

 

 

1721

Stałe akta audytu

A

 

 

 

173

 

Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

A

 

 

2

 

 

 

SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ GMINĘ I JEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE

 

 

 

20

 

 

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych

 

 

 

 

200

 

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

 

 

 

 

 

2000

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych

A

między innymi regulaminy pracy

 

 

 

2001

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

BE10

 

 

 

 

2002

Wykazy etatów

A

 

 

 

 

2003

Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań

A

 

 

 

 

2004

Umowy zbiorowe i ich negocjowanie

A

 

 

 

201

 

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

 

 

 

 

 

2010

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych

A

 

 

 

 

2011

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

BE10

 

 

 

21

 

 

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów gminy i kierowników podmiotów

 

 

 

 

210

 

Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy

B5

przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów

 

 

211

 

Konkursy na stanowiska

 

 

 

 

 

2110

Konkursy na stanowiska w urzędach

B5

akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111

 

 

 

2111

Konkursy na stanowiska w jednostkach podległych

B5

akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111

 

 

212

 

Obsługa zatrudnienia

 

 

 

 

 

2120

Obsługa zatrudnienia kierownictw urzędów oraz kierownictw jednostek podległych

BE5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

2121

Obsługa zatrudnienia pracowników urzędów

B5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

2122

Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników urzędów

B5

między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

2123

Rozmieszczanie i wynagradzanie kierownictw jednostek podległych

B5

między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

2124

Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

 

 

213

 

Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych

 

 

 

 

 

2130

Opiniowanie i ocenianie pracowników urzędów

BE5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

2131

Opiniowanie i ocenianie kierownictw jednostek podległych

BE5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

 

 

214

 

Staże, wolontariat, praktyki

 

 

 

 

 

2140

Staże zawodowe

BE10

 

 

 

 

2141

Wolontariat

BE10

 

 

 

 

2142

Praktyki

BE10

 

 

 

215

 

Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)

 

 

 

 

 

 

2150

Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne

B50

 

 

 

 

2151

Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne

B10

 

 

 

216

 

Nagradzanie, odznaczanie i karanie

 

 

 

 

 

2160

Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

2161

Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

2162

Karanie

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

 

 

 

2163

Postępowanie dyscyplinarne

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 111

 

 

217

 

Sprawy wojskowe osób zatrudnionych

BE10

 

 

 

218

 

Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa

BE20

między innymi akta postępowań sprawdzających

 

 

22

 

 

Ewidencja osobowa

 

 

 

 

220

 

Akta osobowe osób zatrudnionych

BE50

 

 

 

221

 

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

BE50

w tym programy i systemy teleinformatyczne

 

 

222

 

Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych

B5

 

 

 

223

 

Legitymacje służbowe

B5

 

 

 

224

 

Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

B5

 

 

 

23

 

 

Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy

 

 

 

 

230

 

Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy

A

 

 

 

231

 

Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w pracy

A

 

 

 

232

 

Wypadki

 

 

 

 

 

2320

Wypadki przy pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

 

 

 

 

2321

Wypadki w drodze do pracy i z pracy

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

 

 

233

 

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe

 

 

 

 

 

2330

Warunki szkodliwe

BE10

 

 

 

 

2331

Rejestr warunków szkodliwych

B40

 

 

 

 

2332

Choroby zawodowe

BE10

 

 

 

234

 

Czas pracy

 

 

 

 

 

2340

Dowody obecności w pracy

B3

 

 

 

 

2341

Absencje w pracy

B3

 

 

 

 

2342

Rozliczenia czasu pracy

B5

 

 

 

 

2343

Delegacje służbowe

B3

w tym ich ewidencja

 

 

 

2344

Ustalanie i zmiany czasu pracy

B3

 

 

 

235

 

Urlopy osób zatrudnionych

 

 

 

 

 

2350

Urlopy wypoczynkowe

B5

 

 

 

 

2351

Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp.

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

2352

Urlopy bezpłatne

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

 

 

236

 

Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji

B5

 

 

 

24

 

 

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

 

 

 

 

240

 

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych

 

 

 

 

 

2400

Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych

BE10

 

 

 

 

2401

Służba przygotowawcza

BE10

 

 

 

 

2402

Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach

BE10

w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych

 

 

 

2403

Dokształcanie pracowników

B5

studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych

 

 

 

241

 

Sprawy socjalno-bytowe

 

 

 

 

 

2410

Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

B5

 

 

 

 

2411

Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych

B5

 

 

 

 

2412

Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi

BE5

 

 

 

 

2413

Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

BE5

 

 

 

 

2414

Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy

B5

 

 

 

242

 

Ubezpieczenia społeczne

 

 

 

 

 

2420

Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego

B10

 

 

 

 

2421

Obsługa ubezpieczenia społecznego

B10

w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS

 

 

 

2422

Legitymacje ubezpieczeniowe

B5

 

 

 

 

2423

Dowody uprawnień do zasiłków

B5

 

 

 

 

2424

Emerytury i renty

B10

 

 

 

 

2425

Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp.

B10

 

 

 

243

 

Opieka zdrowotna

 

 

 

 

 

2430

Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej

BE10

 

 

 

 

2431

Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy

B10

 

 

 

25

 

 

Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych gminy

 

 

 

 

250

 

Administracja obiektami

 

 

 

 

 

2500

Przejmowanie obiektów na potrzeby urzędów i jednostek organizacyjnych gminy

A

 

 

 

 

2501

Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom

B5

 

 

 

 

 

2502

Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne

B5

 

 

 

251

 

Eksploatacja budynków i lokali przez urzędy i jednostki organizacyjne gminy

 

 

 

 

 

2510

Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń

B5

 

 

 

 

2511

Dokumentacja techniczna prac remontowych

B5

 

 

 

 

2512

Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń

B5

korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.

 

 

252

 

Podatki i opłaty publiczne

B10

 

 

 

253

 

Ubezpieczenia majątkowe

B10

między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

 

 

254

 

Ochrona mienia własnej jednostki

BE10

plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia

 

 

255

 

Ochrona przeciwpożarowa

BE10

instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp.

 

 

26

 

 

Gospodarka materiałowa

 

 

 

 

260

 

Zaopatrzenie

 

 

 

 

 

2600

Źródła zaopatrzenia

B5

zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa

 

 

 

2601

Zaopatrzenie materiałowe

B5

 

 

 

261

 

Obsługa materiałowa środków rzeczowych

 

 

 

 

 

2610

Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych

B10

dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe

 

 

 

2611

Ewidencja środków trwałych i nietrwałych

B10

 

 

 

 

2612

Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników

B10

 

 

 

 

2613

Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B10

 

 

 

 

 

2614

Konserwacja i remonty środków trwałych

B5

 

 

 

 

2615

Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych

B5

 

 

 

262

 

Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)

B5

 

 

 

263

 

Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna

 

 

 

 

 

2630

Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich

B5

 

 

 

 

2631

Ewidencja środków transportu

B10

 

 

 

 

2632

Eksploatacja własnych środków transportowych

B5

karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży i myjni

 

 

 

2633

Użytkowanie obcych środków transportowych

B5

zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów

 

 

 

2634

Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych)

B10

w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności

 

 

 

2635

Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej

BE10

 

 

 

27

 

 

Zamówienia publiczne

 

 

 

 

270

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych

A

 

 

 

271

 

Dokumentacja zamówień publicznych

B5

 

 

 

272

 

Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych

B10

 

 

3

 

 

 

FINANSE GMINY ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY

 

 

 

30

 

 

Planowanie i realizacja budżetu

 

 

 

 

300

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu

A

 

 

 

301

 

Wieloletnia prognoza finansowa

A

 

 

 

302

 

Planowanie budżetu gminy

 

 

 

 

 

3020

Przygotowanie projektu budżetu gminy

BE5

między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia

 

 

 

3021

Budżet gminy i jego zmiany

A

 

 

 

 

3022

Opiniowanie budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową

A

 

 

 

 

3023

Informacja o stanie mienia komunalnego

A

 

 

 

 

3024

Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu

BE5

 

 

 

 

3025

Propozycje organów jednostek pomocniczych gminy dotyczące rozdysponowania środków budżetowych

A

 

 

 

 

3026

Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany

BE10

 

 

 

303

 

Realizacja budżetu

 

 

 

 

 

3030

Układ wykonawczy budżetu gminy

A

 

 

 

 

3031

Przekazywanie środków finansowych dla urzędów, ich komórek i jednostek organizacyjnych gminy

B5

 

 

 

 

3032

Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji

B5

w tym z urzędami skarbowymi

 

 

 

3033

Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji

B5

 

 

 

 

3034

Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

BE5

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

 

 

 

 

3035

Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu

A

 

 

 

 

3036

Rewizja budżetu i jego bilansu

A

 

 

 

 

3037

Realizacja budżetów komórek organizacyjnych

BE10

 

 

 

304

 

Finansowanie

 

 

 

 

 

3040

Finansowanie działalności urzędów i jednostek organizacyjnych gminy

B5

 

 

 

 

3041

Finansowanie inwestycji

BE5

 

 

 

 

3042

Finansowanie remontów

B5

 

 

 

305

 

Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych

 

 

 

 

 

3050

Obsługa finansowa funduszy i środków dodatkowych

B5

 

 

 

 

3051

Obsługa finansowa pożyczek i kredytów

B5

 

 

 

 

3052

Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi

B5

 

 

 

 

3053

Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat

 

 

 

3054

Gospodarka pozabudżetowa

B5

 

 

 

306

 

Emitowanie obligacji

 

 

 

 

 

3060

Emitowanie obligacji na terenie kraju

BE5

 

 

 

 

3061

Emitowanie obligacji za granicą

BE5

 

 

 

31

 

 

Dochody, podatki i opłaty

 

 

 

 

310

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji

A

 

 

 

311

 

Zobowiązania podatkowe

 

 

 

 

 

3110

Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

 

 

 

 

3111

Rejestry podatkowe, ewidencje i wykazy w tym zakresie

B10

 

 

 

312

 

Podatki i ich wymiary

 

 

 

 

 

3120

Podatek od nieruchomości

B10

 

 

 

 

 

3121

Podatek rolny

B10

 

 

 

 

3122

Podatek leśny

B10

 

 

 

 

3123

Łączne zobowiązanie podatkowe rolników

B10

 

 

 

 

3124

Podatek od środków transportowych

B10

 

 

 

 

3125

Podatek od osób fizycznych

B10

 

 

 

 

3126

Podatek od spadków i darowizn

B10

 

 

 

 

3127

Łączne zobowiązanie podatkowe dla osób niebędących rolnikami

B10

 

 

 

313

 

Opłaty

 

 

 

 

 

3130

Opłata skarbowa

B10

 

 

 

 

3131

Opłata eksploatacyjna

B10

 

 

 

 

3132

Opłata targowa

B10

 

 

 

 

3133

Opłata ewidencyjna CEPiK

B10

 

 

 

 

3134

Opłata adiacencka

B10

 

 

 

 

3135

Opłata miejscowa

B10

 

 

 

 

3136

Opłaty za zarząd gruntami i za ich użytkowanie

B10

 

 

 

 

3137

Opłata administracyjna

B10

 

 

 

 

3138

Opłata od posiadania psów

B10

 

 

 

314

 

Zaświadczenia

 

 

 

 

 

3140

Zaświadczenia w sprawach podatkowych

B5

 

 

 

 

3141

Zaświadczenia w sprawach opłat

B5

 

 

 

315

 

Inne dochody gminy

 

 

 

 

 

3150

Dochody z majątku gminy

B5

 

 

 

 

3151

Odsetki

B5

 

 

 

 

3152

Dochody z majątku Skarbu Państwa

B5

 

 

 

 

3153

Dotacje

B5

 

 

 

 

3154

Subwencje

B5

 

 

 

316

 

Egzekucja i windykacja

 

 

 

 

 

3160

Egzekucja administracyjna prowadzona przez podmiot

B5

 

 

 

 

3161

Egzekucja administracyjna prowadzona przez inne organy egzekucyjne

B5

 

 

 

 

3162

Windykacja należności

B5

 

 

 

 

 

3163

Kontrole podatkowe przeprowadzane przez przedstawicieli gminy u podatników

BE10

 

 

 

317

 

Opłaty i inkaso sołtysów

B5

 

 

 

32

 

 

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

 

 

 

 

320

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

 

 

 

 

 

3200

Polityka rachunkowości i plany kont

A

w tym jej projekty, uzgodnienia

 

 

 

3201

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

A

 

 

 

321

 

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy

 

 

 

 

 

3210

Obrót gotówkowy

B5

plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych

 

 

 

3211

Obrót bezgotówkowy

B5

wyciągi bankowe, przelewy

 

 

 

3212

Depozyty kasowe, obsługa wadium

B5

 

 

 

322

 

Księgowość

 

 

 

 

 

3220

Dowody księgowe

B5

 

 

 

 

3221

Dokumentacja księgowa

B5

 

 

 

 

3222

Rozliczenia

B5

rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty

 

 

 

3223

Ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

 

 

 

 

3224

Uzgadnianie sald

B5

 

 

 

 

3225

Kontrole i rewizje kasy

B5

 

 

 

 

3226

Zobowiązania, poręczenia

B5

 

 

 

 

3227

Księgowość materiałowo-towarowa

B5

 

 

 

 

3228

Obsługa księgowa w zakresie VAT

B10

 

 

 

323

 

Rozliczenia płac i wynagrodzeń

 

 

 

 

 

3230

Dokumentacja płac i potrąceń z płac

B5

 

 

 

 

3231

Listy płac

B50

 

 

 

 

3232

Kartoteki wynagrodzeń

B50

 

 

 

 

3233

Wypłaty diet radnym

B10

 

 

 

 

 

3234

Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego

B5

 

 

 

 

3235

Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne

B50

 

 

 

 

3236

Deklaracje na PFRON

B5

 

 

 

 

3237

Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac

B50

 

 

 

324

 

Inwentaryzacja

 

 

 

 

 

3240

Wycena i przecena

B10

 

 

 

 

3241

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5

 

 

 

325

 

Dyscyplina finansowa

 

 

 

 

 

3250

Interwencje Głównego Księgowego

A

 

 

 

 

3251

Inne sprawy nadzoru finansowego

BE5

 

 

4

 

 

 

KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

 

 

 

40

 

 

Kultura

 

 

 

 

400

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury

A

 

 

 

401

 

Programy rozwoju kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego

A

 

 

 

402

 

Rejestracja instytucji kultury i monitorowanie ich działalności

A

 

 

 

403

 

Mecenat nad działalnością kulturalną

A

 

 

 

404

 

Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości, obchodów

 

w tym obchodów rocznic narodowych

 

 

 

4040

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych

A

 

 

 

 

4041

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych

A

 

 

 

41

 

 

Zabytki

 

 

 

 

410

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków

A

 

 

 

411

 

Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie

A

 

 

 

412

 

Ochrona zabytków

 

 

 

 

 

4120

Zabytki nieruchome

A

w tym gminna ewidencja zabytków nieruchomych

 

 

 

4121

Zabytki ruchome

A

 

 

 

 

4122

Zgłaszanie o odkryciach lub ujawnieniach przedmiotów zabytkowych

A

 

 

 

 

4123

Współdziałanie z wojewódzkim konserwatorem zabytków i otrzymywanie informacji z rejestrów zabytków

BE10

 

 

 

 

4124

Przejmowanie w zarząd obiektu zabytkowego

A

 

 

 

 

4125

Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku

A

 

 

 

 

 

4126

Znakowanie obiektów zabytkowych

A

zadanie tylko powiatu

 

 

413

 

Społeczni opiekunowie zabytków

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

414

 

Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci

A

 

 

 

415

 

Parki kulturowe

A

między innymi sprawy utworzenia parku, planu jego ochrony

 

 

416

 

Popularyzacja i upowszechnianie wiedzy o zabytkach

A

 

 

 

42

 

 

Kultura fizyczna

 

 

 

 

420

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury fizycznej

A

 

 

 

421

 

Programy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

 

 

 

422

 

Prowadzenie ewidencji i rejestrów oraz dokumentacji jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kulturę fizyczną

 

 

 

 

 

4220

Kluby sportowe, związki sportowe, stowarzyszenia kultury fizycznej

A

zadanie tylko powiatu

 

 

 

4221

Uczniowskie kluby sportowe

A

 

 

 

 

4222

Stowarzyszenia kultury fizycznej nieprowadzące działalności gospodarczej

A

zadanie tylko powiatu

 

 

 

4223

Obiekty sportowe i rekreacyjne

A

zadanie tylko powiatu

 

 

423

 

Opieka nad sportowcami oraz działalnością sportową

BE10

w tym stypendia

 

 

424

 

Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej

BE10

 

 

 

425

 

Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych

BE10

 

 

 

426

 

Wspieranie jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kulturę fizyczną

BE10

 

 

 

43

 

 

Turystyka i wypoczynek

 

 

 

 

430

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu turystyki i wypoczynku

A

 

 

 

431

 

Programy rozwoju turystyki i wypoczynku oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

 

 

 

 

432

 

Organizacja informacji turystycznej

BE10

 

 

 

433

 

Wyznaczanie szlaków turystycznych i tras rowerowych

A

 

 

 

434

 

Wspieranie działalności w zakresie turystyki i wypoczynku

BE10

 

 

 

44

 

 

System oświaty

 

 

 

 

440

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty

A

 

 

 

441

 

Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie

A

 

 

 

442

 

System oświaty publicznej

 

 

 

 

 

4420

Ustalanie sieci przedszkoli publicznych

A

 

 

 

 

4421

Ustalanie sieci szkół publicznych oraz granic ich obwodów

A

 

 

 

 

4422

Uzyskiwanie zezwoleń na założenie szkoły lub placówki publicznej

A

 

 

 

 

4423

Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych

A

 

 

 

 

4424

Nadzór nad działalnością szkół i placówek oświatowych

A

w tym arkusze organizacyjne szkół

 

 

443

 

Szkoły niepubliczne

 

 

 

 

 

4430

Prowadzenie ewidencji szkół niepublicznych

A

w tym procedura dokonywania wpisu, wykreślenia

 

 

 

4431

Wspieranie szkół niepublicznych

BE10

między innymi przekazywanie dotacji

 

 

444

 

System informacji oświatowej

A

 

 

 

445

 

Organizacja i realizacja zadań z zakresu nauczania i wychowania

 

 

 

 

 

4450

Realizacja obowiązku nauki oraz sprawy rekrutacji do szkół

BE10

 

 

 

 

4451

Kierowanie dzieci do szkół specjalnych lub ośrodków poza granicami powiatu

B10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

4452

Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna

B10

 

 

 

 

4453

Dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych

B10

 

 

 

 

4454

Pomoc psychologiczno-pedagogiczna i klasy integracyjne

BE10

 

 

 

 

4455

Olimpiady i konkursy edukacyjne

BE10

 

 

 

446

 

Wspieranie uczniów

 

 

 

 

 

 

4460

Programy pomocy materialnej dla uczniów

A

 

 

 

 

4461

Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom

B5

 

 

 

 

4462

Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom

B5

 

 

 

 

4463

Pomoc materialna uczniom o charakterze motywacyjnym

BE5

 

 

 

 

4464

Dowóz uczniów do szkół

BE5

 

 

 

447

 

Rozwój zawodowy nauczycieli

 

 

 

 

 

4470

Awans zawodowy nauczycieli

BE50

 

 

 

 

4471

Wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli

BE5

 

 

 

 

4472

Nagradzanie i wyróżnianie nauczycieli

BE10

 

 

 

448

 

Sprawy nauczycieli

 

 

 

 

 

4480

Realizacja i wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych nauczycieli

BE5

 

 

 

 

4481

Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli

A

 

 

5

 

 

 

WYBORY, REFERENDA, SPISY POWSZECHNE, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, STAN CYWILNY, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO

 

 

 

50

 

 

Wybory i referenda, spisy powszechne

 

 

 

 

500

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów, spisów powszechnych

A

 

 

 

501

 

Rejestry i spisy wyborców

 

 

 

 

 

5010

Prowadzenie i obsługa rejestru wyborców

BE5

 

 

 

 

5011

Spisy wyborców

B5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

 

 

 

5012

Udostępnianie danych z rejestru i spisów wyborców

B5

 

 

 

502

 

Obsługa organizacyjna wyborów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

 

 

503

 

Obsługa organizacyjna referendów

BE5*)

*) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania

 

 

504

 

Obsługa spisów powszechnych

 

 

 

 

 

5040

Gminne biura spisowe

BE5

 

 

 

 

5041

Rachmistrze spisowi

B5

 

 

 

 

5042

Nadzorowanie prac spisowych

BE5

 

 

 

 

5043

Popularyzacja spisów powszechnych

BE5

 

 

 

51

 

 

Stowarzyszenia i fundacje

 

zadanie tylko powiatu

 

 

510

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru nad stowarzyszeniami i fundacjami

A

zadanie tylko powiatu

 

 

511

 

Monitorowanie działalności stowarzyszeń

A

zadanie tylko powiatu

 

 

512

 

Monitorowanie działalności stowarzyszeń zwykłych

A

zadanie tylko powiatu

 

 

513

 

Monitorowanie działalności fundacji

A

zadanie tylko powiatu w tym dokumentacja przekazywana z sądu, czy fundacji

 

 

514

 

Udostępnianie jednostkom zewnętrznym i osobom fizycznym informacji dotyczących działalności stowarzyszeń i fundacji

BE5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

52

 

 

Działalność organizacji pożytku publicznego

 

 

 

 

520

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności organizacji pożytku publicznego

A

 

 

 

521

 

Gminna Rada Działalności Pożytku Publicznego

A

 

 

 

522

 

Wspólne zespoły doradcze i opiniodawcze gminy i organizacji pożytku publicznego

A

 

 

 

523

 

Wymiana informacji o kierunkach działalności organizacji pożytku publicznego pomiędzy gminą i tymi organizacjami

A

 

 

 

524

 

Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego

BE5

 

 

 

525

 

Oferty z własnej inicjatywy organizacji pożytku publicznego na realizację zadań z zakresu tej działalności

BE5

 

 

 

526

 

Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego

BE10

 

 

 

53

 

 

Sprawy społeczne i obywatelskie

 

 

 

 

530

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich

A

 

 

 

531

 

Sprawy społeczne

 

 

 

 

 

5310

Zgromadzenia i imprezy masowe

BE5

 

 

 

 

5311

Zbiórki publiczne

BE5

 

 

 

 

5312

Mniejszości narodowe

A

 

 

 

 

5313

Repatrianci

A

 

 

 

 

5314

Obsługa rzeczy znalezionych

BE5

 

 

 

 

5315

Przekazywanie do publicznej wiadomości informacji, zawiadomień itp. od innych organów

B5

w tym od organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości

 

 

532

 

Przyjmowanie oświadczeń i poświadczenia

 

 

 

 

 

5320

Oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy

A

 

 

 

 

 

5321

Poświadczanie własnoręczności podpisu

B10

 

 

 

 

5322

Poświadczanie pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu

BE10

 

 

 

533

 

Wybory ławników sądowych

BE5

 

 

 

534

 

Sprawy obywatelskie

 

 

 

 

 

5340

Obywatelstwo

BE10

 

 

 

 

5341

Ewidencja ludności

BE50

 

 

 

 

5342

Aktualizowanie danych w ewidencji ludności

B5

 

 

 

 

5343

Sprawy meldunkowe

B10

 

 

 

 

5344

Obsługa dowodów osobistych

B10*)

*) przy czym dokumentacja dotycząca dowodów osobistych wydanych w okresie do 1979 r. (włącznie) kwalifikowana jest do kategorii A, w okresie od 1980 do 2010 do kategorii BE50

 

 

 

5345

Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych

B5

 

 

 

535

 

Stan cywilny

 

 

 

 

 

5350

Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów

A

 

 

 

 

5351

Rejestracja aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu i ich zmiany

A

 

 

 

 

5352

Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

 

 

 

5353

Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg

B10*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

 

 

 

5354

Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

 

 

 

5355

Zmiany imion i nazwisk

B10*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

 

 

 

5356

Nadawanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie

A

 

 

 

536

 

Udostępnianie i wymiana danych i informacji z akt stanu cywilnego oraz ich zabezpieczanie

 

 

 

 

 

 

5360

Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

 

 

 

5361

Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa

B5*)

*) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych

 

 

 

5362

Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego

B5

 

 

 

 

5363

Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego

B5

 

 

 

 

5364

Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego

B5

w tym zaświadczenia o dokonanych wpisach ich braku, zaginięciu lub zniszczeniu księgi

 

 

 

5365

Profilaktyka i konserwacja akt stanu cywilnego

BE10

w tym uzyskiwanie zgody od wojewody na wyniesienie akt poza urząd stanu cywilnego

 

 

537

 

Sprawy konsularne

BE5

 

 

 

54

 

 

Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami

 

zadanie tylko powiatu

 

 

540

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące rejestracji pojazdów i wydawania uprawnień do kierowania pojazdami

A

zadanie tylko powiatu

 

 

541

 

Rejestracja pojazdów

 

zadanie tylko powiatu

 

 

 

5410

Dokumentacja rejestracji pojazdów

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

5411

Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie rejestracji pojazdów

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

542

 

Stacje kontroli pojazdów, diagności

 

zadanie tylko powiatu

 

 

 

5420

Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

5421

Nadzór nad działalnością stacji kontroli pojazdów

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

5422

Wydawanie i cofanie uprawnień dla diagnostów

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

543

 

Wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami

 

zadanie tylko powiatu

 

 

 

5430

Ewidencjonowanie kierowców

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

5431

Ewidencjonowanie osób bez uprawnień do kierowania pojazdami

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

 

5432

Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie uprawnień do kierowania pojazdami

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

544

 

Ośrodki szkolenia kierowców, instruktorzy nauki jazdy

 

zadanie tylko powiatu

 

 

 

5440

Rejestrowanie działalności przedsiębiorców prowadzących ośrodki szkolenia kierowców

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

5441

Wpisywanie i skreślanie z ewidencji instruktorów

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

55

 

 

Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne

 

 

 

 

550

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące bezpieczeństwa ludności, spraw wojskowych i obronnych

A

 

 

 

551

 

Komisja bezpieczeństwa i porządku

 

zadanie tylko powiatu

 

 

 

5510

Organizacja Komisji bezpieczeństwa i porządku

A

zadanie tylko powiatu w tym powoływanie, odwoływanie, kierowanie do prac, regulaminy

 

 

 

5511

Posiedzenia Komisji bezpieczeństwa i porządku

A

zadanie tylko powiatu

 

 

552

 

Bezpieczeństwo ludności

 

 

 

 

 

5520

Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom gminy i osobom przebywającym czasowo na terenie gminy

BE5

 

 

 

 

5521

Organizacja i działalność straży gminnych (miejskich)

A

 

 

 

 

5522

Współdziałanie z organizacjami zajmującymi się organizowaniem i niesieniem pomocy i ratunku

BE5

między innymi WOPR, GOPR

 

 

553

 

Zarządzanie kryzysowe

 

 

 

 

 

5530

Prace Zespołu Zarządzania Kryzysowego

A

 

 

 

 

5531

Monitorowanie działalności centrów zarządzania kryzysowego

A

 

 

 

 

5532

Planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń miejscowych oraz ich analizowanie

A

 

 

 

 

5533

Planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności

A

 

 

 

 

5534

Organizacja łączności alarmowej

BE10

 

 

 

 

5535

Zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych

A

 

 

 

 

554

 

Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa

 

 

 

 

 

5540

Programowanie i analizowanie działalności straży pożarnej

A

 

 

 

 

5541

Popularyzacja ochrony przeciwpożarowej

A

 

 

 

 

5542

Szkolenie strażaków

BE10

 

 

 

 

5543

Wyposażenie w sprzęt służb przeciwpożarowych

B10

 

 

 

 

5544

Planowanie zabezpieczenia gminy przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia

A

 

 

 

 

5545

Akcje przeciwpowodziowe

BE10

 

 

 

555

 

Obrona cywilna

 

 

 

 

 

5550

Plany obrony cywilnej

A

 

 

 

 

5551

Opracowywanie i uzgadnianie planów działania w zakresie obrony cywilnej

A

 

 

 

 

5552

Organizacja formacji obronnych

A

 

 

 

 

5553

Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej

A

 

 

 

 

5554

Organizacja ewakuacji ludności

B10

 

 

 

 

5555

Zaopatrzenie ludności i zakładów pracy w sprzęt obronny

B10

 

 

 

 

5556

Baza służąca obronie cywilnej

B10

 

 

 

 

5557

Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie

A

 

 

 

556

 

Sprawy obronne

 

 

 

 

 

5560

Planowanie w zakresie spraw obronnych

A

 

 

 

 

5561

Organizowanie systemu kierowania obronnością

B10

 

 

 

 

5562

Przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa

B10

 

 

 

 

5563

Przygotowanie obiektów i dróg o znaczeniu obronnym na potrzeby obronne państwa

B10

 

 

 

 

5564

Organizacja jednostek zmilitaryzowanych

B10

 

 

 

 

 

5565

Nakładanie obowiązku świadczeń osobistych na rzecz obronności i ich wykonywanie

B10

 

 

 

 

5566

Przeznaczanie nieruchomości i rzeczy ruchomych na cele świadczeń na rzecz obronności oraz wykonywanie tych świadczeń

B10

 

 

 

 

5567

Odszkodowania za utratę lub uszkodzenie oraz za szkody wynikłe z utrzymania przedmiotów świadczeń rzeczowych

B10

 

 

 

 

5568

Realizacja zadań na rzecz wojsk sojuszniczych wynikających z obowiązków państwa-gospodarza (HNS)

B10

 

 

 

557

 

Sprawy wojskowe oraz z zakresu kwalifikacji wojskowej

 

 

 

 

 

5570

Organizacja kwalifikacji wojskowej

B10

 

 

 

 

5571

Działalność komisji kwalifikacyjnej

B10

 

 

 

 

5572

Orzekanie w sprawach wojskowych

B10

 

 

 

 

5573

Reklamowanie osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i czasie wojny

B10

 

 

6

 

 

 

KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

 

 

 

60

 

 

Kształtowanie i ochrona środowiska

 

 

 

 

600

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kształtowania i ochrony środowiska

A

 

 

 

601

 

Ustalanie i opiniowanie polityki ekologicznej

A

 

 

 

602

 

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska

A

 

 

 

603

 

Monitoring w zakresie ochrony środowiska

A

 

 

 

604

 

Informacje o środowisku i jego ochronie

BE10

 

 

 

605

 

Kształtowanie postaw proekologicznych

BE10

 

 

 

606

 

Wnioskowanie o ściganie za wykroczenia określone w przepisach prawa dotyczących ochrony przyrody i środowiska

BE10

 

 

 

61

 

 

Gospodarowanie zasobami przyrody

 

 

 

 

610

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody

A

 

 

 

611

 

Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania zasobami przyrody

A

 

 

 

612

 

Ochrona przyrody, gruntów rolnych i leśnych

 

 

 

 

 

6120

Ustanawianie form ochrony przyrody

A

 

 

 

 

6121

Utrzymywanie form ochrony przyrody

B5

 

 

 

 

6122

Ochrona gatunkowa roślin i zwierząt

BE5

 

 

 

 

6123

Zwierzęta i rośliny podlegające ograniczeniom przewozowym

BE10

w tym rejestr i wydawanie zaświadczeń

 

 

 

6124

Rekultywacja gruntów rolnych

BE10

 

 

 

 

 

6125

Przeznaczanie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne

BE10

 

 

 

613

 

Ochrona roślin, zieleni i zadrzewień

 

 

 

 

 

6130

Ustanawianie i ochrona zieleni, zadrzewień, parków gminnych

A

 

 

 

 

6131

Zezwalanie na usuwanie drzew i krzewów

B5

 

 

 

 

6132

Nakładanie kar za zniszczenie, usuwanie, niewłaściwą pielęgnację terenów zieleni, drzew, krzewów

B5

 

 

 

614

 

Ochrona zwierząt i ochrona weterynaryjna

 

 

 

 

 

6140

Ochrona zwierząt gospodarskich i domowych

BE5

między innymi informacje o zasadach hodowli zwierząt; zapobieganie bezdomności, rejestr psów agresywnych, odbieranie zwierząt właścicielom

 

 

 

6141

Informacje o posiadaczach i hodowcach zwierząt podlegających ochronie

BE5

między innymi rejestr posiadaczy, wnioski o wpis do rejestru, zaświadczenia o wpisie

 

 

 

6142

Zwalczanie zakaźnych chorób zwierzęcych

BE5

 

 

 

 

6143

Profilaktyka weterynaryjna i upowszechnianie higieny pozyskiwania produktów zwierzęcych

BE5

 

 

 

615

 

Gospodarka łowiecka

 

 

 

 

 

6150

Administrowanie łowiectwem

BE10

między innymi ustalanie obwodów łowieckich, dzierżawa obwodów łowieckich, odstrzał redukcyjny zwierząt, nadzór nad pogotowiami dla zwierząt dziko żyjących

 

 

 

6151

Plany łowieckie

BE5

między innymi opiniowanie planów łowieckich

 

 

 

6152

Zezwalanie na hodowlę chartów rasowych i ich mieszańców

BE5

zadanie tylko powiatu

 

 

616

 

Ochrona lasów i gospodarka leśna w lasach niestanowiących własności Skarbu Państwa

 

 

 

 

 

6160

Powierzanie realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej

A

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6161

Roczne limity zalesienia

A

uzgodnienia z powiatem

 

 

 

6162

Uproszczone plany urządzenia lasów oraz inwentaryzacja stanu lasów

A

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6163

Kontrola realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

 

6164

Realizacja zadań z zakresu gospodarki leśnej

BE10

zadanie tylko powiatu między innymi przyznawanie dotacji

 

 

617

 

Rybactwo śródlądowe

 

 

 

 

 

6170

Śródlądowe obwody rybackie

A

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6171

Nadzór nad śródlądową gospodarką rybacką

BE5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6172

Wydawanie kart wędkarskich i kart łowiectwa podwodnego

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6173

Rejestracja sprzętu pływackiego służącego do połowu ryb

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6174

Zezwalanie na przegradzanie sieciowymi rybackimi narzędziami połowowymi wód płynących

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6175

Zezwalanie na ustawianie sieciowych rybackich narzędzi połowowych na wodach śródlądowych

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

618

 

Produkcja roślinna

 

 

 

 

 

6180

Zezwalanie na uprawę maku i konopi

BE5

 

 

 

 

6181

Ochrona roślin uprawnych przed chorobami i szkodnikami

BE5

 

 

 

 

6182

Nakazy wykonania określonych czynności i zabiegów w zakresie ochron roślin

BE5

 

 

 

62

 

 

Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem

 

 

 

 

620

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem

A

 

 

 

621

 

Programy, projekty, analizy z zakresu wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem

A

 

 

 

622

 

Wprowadzanie substancji lub energii do środowiska

 

 

 

 

 

6220

Ustalanie wpływu realizacji inwestycji na środowisko

BE10

między innymi decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji, opiniowanie przedsięwzięć w zakresie wpływu na środowisko

 

 

 

 

6221

Pozwalanie na wprowadzanie do środowiska substancji lub energii

BE10

między innymi wydanie, cofanie, ograniczanie, wygasanie pozwoleń

 

 

 

6222

Zgłaszanie eksploatacji instalacji, których użytkowanie nie wymaga pozwolenia

BE5

 

 

 

 

6223

Pozwolenia zintegrowane w zakresie wprowadzania substancji lub energii do środowiska

BE10

 

 

 

 

6224

Pomiary wielkości emisji zanieczyszczeń powietrza

BE5

między innymi informacje o pomiarach w skali województwa, informacje o pomiarach prowadzonych przez zobowiązane podmioty, monitorowanie pomiarów

 

 

 

6225

Pozwolenia na wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza

BE10

 

 

 

 

6226

Wydawanie opinii w zakresie ochrony przed substancjami lub polami elektromagnetycznymi

BE5

 

 

 

 

6227

Uczestnictwo w systemie handlu uprawnieniami do emisji i monitorowanie wielkości emisji

BE10

między innymi zezwolenia, monitorowanie

 

 

 

6228

Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza

A

 

 

 

623

 

Gospodarka odpadami

 

 

 

 

 

6230

Zatwierdzanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi

BE10

w tym także wstrzymywanie działalności w zakresie gospodarowania odpadami niebezpiecznymi

 

 

 

6231

Informacje o poważnych awariach

BE10

 

 

 

 

6232

Informacje o wytwarzaniu odpadów oraz sposobach gospodarowania odpadami

BE5

między innymi zatwierdzanie informacji

 

 

 

6233

Zezwalanie na prowadzenie odzyskiwania, unieszkodliwiania, zbierania lub transportu odpadów

B5

 

 

 

 

6234

Opiniowanie wniosków o wydanie zezwoleń na prowadzenie odzyskiwania lub unieszkodliwiania odpadów

B5

opinie dla innych organów

 

 

 

6235

Zgłaszanie posiadania oraz prowadzenia transportu odpadów

B5

wraz z rejestrem

 

 

 

6236

Nakazy usunięcia odpadów z miejsc nieprzeznaczonych do ich składowania lub magazynowania

BE5

 

 

 

 

 

6237

Zezwolenia na międzynarodowe przemieszczanie odpadów oraz zezwolenia wstępne na prowadzenie instalacji, w której prowadzone są procesy odzysku

BE5

tj. zezwolenia otrzymywane do wiadomości

 

 

624

 

Opłaty za gospodarcze korzystanie ze środowiska

B10

 

 

 

625

 

Ochrona przed hałasem

 

 

 

 

 

6250

Mapy akustyczne

A

 

 

 

 

6251

Decydowanie o dopuszczalnym poziomie hałasu, w tym pozwolenia na emitowanie hałasu do środowiska

BE10

między innymi wydawane w odpowiedzi na interwencje mieszkańców

 

 

 

6252

Zgłaszanie instalacji emitujących hałas, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia

BE5

 

 

 

 

6253

Pomiary emisji hałasu

BE5

 

 

 

 

6254

Wydawanie opinii w zakresie ochrony przed hałasem

BE5

 

 

 

63

 

 

Ochrona wód i gospodarowanie wodami

 

 

 

 

630

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony wód i gospodarowania wodami

A

 

 

 

631

 

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony wód i gospodarowania wodami

A

 

 

 

632

 

Ochrona wód oraz ochrona przed powodzią i suszą

 

 

 

 

 

6320

Ustalanie stref ochronnych ujęć wody

BE10

 

 

 

 

6321

Studium ochrony przeciwpowodziowej

A

w tym opinie

 

 

 

6322

Odszkodowania w związku z zalaniem gruntów podczas powodzi

BE10

 

 

 

 

6323

Nakazy usunięcia drzew i krzewów

BE10

zadanie tylko powiatu

Między innymi z terenów wałów przeciwpowodziowych

 

 

 

6324

Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom wód

B5

 

 

 

633

 

Prawo własności wód

 

 

 

 

 

6330

Ustalanie linii brzegu

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6331

Naruszenie stanu wody na gruncie

B5

 

 

 

 

6332

Użytkowanie gruntów pokrytych wodami

BE10

 

 

 

 

634

 

Zarządzanie zasobami wodnymi

 

 

 

 

 

6340

Ustalanie stref ochronnych urządzeń pomiarowych państwowej sieci hydrologiczno-meteorologicznej

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6341

Pozwolenia wodnoprawne

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6342

Zgłaszanie instalacji wodnych, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia

BE5

 

 

 

 

6343

Spółki wodne

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6344

Ewidencjonowanie kąpielisk

A

 

 

 

64

 

 

Ochrona powierzchni ziemi

 

zadanie tylko powiatu

 

 

640

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony powierzchni ziemi

A

zadanie tylko powiatu

 

 

641

 

Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony powierzchni ziemi

A

zadanie tylko powiatu

 

 

642

 

Badanie jakości gleby i ziemi

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

643

 

Obserwacje terenów zagrożonych ruchami masowymi ziemi oraz terenów, na których występują te ruchy

A

zadanie tylko powiatu

 

 

644

 

Uzgodnienia w odniesieniu do terenów zagrożonych osuwaniem się mas ziemnych

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

645

 

Wydawanie opinii w zakresie ochrony powierzchni ziemi

BE5

zadanie tylko powiatu

 

 

65

 

 

Gospodarowanie złożami i kopalinami

 

 

 

 

650

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania złożami i kopalinami

A

 

 

 

651

 

Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania złożami i kopalinami

A

 

 

 

652

 

Geologia surowcowa

 

 

 

 

 

6520

Ewidencja złóż kopalin

A

 

 

 

 

6521

Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin

A

 

 

 

 

6522

Przyznawanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6523

Opiniowanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych

BE5

 

 

 

 

 

6524

Opiniowanie planów ruchu zakładu górniczego

A

 

 

 

 

6525

Analizy wykonawstwa prac w zakresie geologii surowcowej

BE5

 

 

 

 

6526

Zatwierdzanie kryteriów bilansowości złóż

BE5

 

 

 

 

6527

Zatwierdzanie projektu zagospodarowania złoża

BE5

 

 

 

 

6528

Przyjmowanie dokumentacji ustalającej zasoby złóż kopalin pospolitych

BE5

 

 

 

653

 

Hydrogeologia

 

 

 

 

 

6530

Zatwierdzanie projektów prac hydrogeologicznych

BE5

 

 

 

 

6531

Przyjmowanie dokumentacji hydrogeologicznych

BE5

 

 

 

654

 

Geologia inżynierska

 

 

 

 

 

6540

Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich

BE5

 

 

 

 

6541

Przyjmowanie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej

BE5

 

 

 

655

 

Inne prace geologiczne

BE10

 

 

 

656

 

Szkody górnicze

 

 

 

 

 

6560

Analizy i informacje dotyczące występowania szkód górniczych

A

 

 

 

 

6561

Programy, plany, sprawozdania w zakresie usuwania szkód górniczych

A

 

 

 

 

6562

Koordynacja zamierzeń i współpraca z innymi instytucjami w zakresie zapobiegania i likwidacji szkód

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6563

Orzekanie w sprawie szkód górniczych

BE10

 

 

 

 

6564

Ewidencja budynków mieszkalnych zakwalifikowanych do rozbiórki na skutek szkód górniczych

A

 

 

 

 

6565

Przeglądy okresowe budynków przeznaczonych do rozbiórki na skutek szkód

BE5

 

 

 

657

 

Nadzór nad robotami geologicznymi

 

 

 

 

 

6570

Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań i sporządzaniem dokumentacji geologicznej

BE10

 

 

 

 

 

6571

Orzecznictwo w sprawach szkód powstałych w związku z robotami geologicznymi

BE10

 

 

 

 

6572

Zezwolenia na prowadzenie prac geologicznych

BE5

 

 

 

 

6573

Kontrola realizacji planów prac geologicznych

BE10

 

 

 

658

 

Informacja geologiczna i zawiadomienia

 

 

 

 

 

6580

Informacja geologiczna

BE5

 

 

 

 

6581

Zawiadomienia o odkryciu kopalnych roślin lub zwierząt

A

 

 

 

66

 

 

Geodezja i kartografia

 

zadanie tylko powiatu
Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika z odrębnych przepisów

 

 

660

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące geodezji i kartografii

A

zadanie tylko powiatu

 

 

661

 

Programy, projekty, analizy z zakresu geodezji i kartografii

A

zadanie tylko powiatu

 

 

662

 

Ewidencjonowanie gruntów i budynków

 

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6620

Obsługa ewidencji gruntów i budynków

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6621

Informacje, wypisy oraz wyrysy z operatu ewidencyjnego

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6622

Zmiana formy użytkowania gruntów

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6623

Aktualizacja użytków gruntowych

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6624

Numeracja porządkowa nieruchomości

A

 

 

 

 

6625

Nazewnictwo placów i ulic

A

 

 

 

663

 

Sieć uzbrojenia terenu

 

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6630

Koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6631

Nadzór nad prowadzeniem prac związanych z siecią uzbrojenia terenu

BE5

zadanie tylko powiatu

 

 

664

 

Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny

 

 

 

 

 

6640

Obsługa państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

 

 

6641

Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi oraz zlecanie prowadzenia prac geodezyjnych i kartograficznych

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6642

Udostępnianie państwowego zasobu geodezyjno-kartograficznego

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6643

Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

67

 

 

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa

 

 

 

 

670

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa

A

 

 

 

671

 

Programy, projekty, analizy z zakresu planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa

A

 

 

 

672

 

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne

 

 

 

 

 

6720

Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego

A

 

 

 

 

6721

Ustalanie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego

A

 

 

 

 

6722

Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego

A

wraz ze skargami na ustalenia planu, rozstrzygnięciami

 

 

 

6723

Nadzór nad realizacją ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego

BE10

 

 

 

 

6724

Przeznaczenie terenów w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego

B5

w tym informacje, zawiadomienia, opinie, w tym opiniowanie projektów prac na przykład geologicznych, wstępnych projektów podziałów nieruchomości, zaświadczenia o zgodności projektu albo sposobu użytkowania (budynku) z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, wnioski o zmianę przeznaczenie terenu

 

 

 

6725

Roszczenia w związku ze zmianą wartości nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego

BE10

w tym opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, roszczenia odszkodowawcze w związku z uchwaleniem albo zmianą planu zagospodarowania przestrzennego

 

 

 

 

6726

Okresowe oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym wynikających z realizacji planu miejscowego

A

 

 

 

 

6727

Wydawanie wypisów, wyrysów, zaświadczeń itp. w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego

B5

 

 

 

673

 

Lokalizacja inwestycji

 

 

 

 

 

6730

Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu

A

w tym decyzje, opiniowanie decyzji, a także przenoszenie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu na rzecz innego podmiotu

 

 

 

6731

Wstrzymywanie użytkowania terenu oraz przywracanie poprzedniego sposobu zagospodarowania

A

 

 

 

 

6732

Stwierdzanie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu

B5

 

 

 

 

6733

Ustalanie lokalizacji inwestycji celu publicznego

A

w tym decyzje, opiniowanie decyzji

 

 

674

 

Budownictwo

 

 

 

 

 

6740

Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części

BE10

przy czym okres przechowywania liczony jest zgodnie z ustawą ‑ Prawo budowlane; w tym zatwierdzanie projektu budowlanego, pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych, zmianę sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części, remonty obiektów budowlanych, przenoszenie pozwolenia na innego inwestora

 

 

 

6741

Rozbiórka obiektów budowlanych

B10

w tym pozwolenia, decyzje

 

 

 

6742

Zezwolenia na wejście w teren sąsiedniej nieruchomości w celu wykonania niezbędnych robót budowlanych

B5

 

 

 

 

6743

Zgłaszanie zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych, rozbiórki, zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części

B5

 

 

 

68

 

 

Gospodarowanie nieruchomościami

 

 

 

 

680

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania nieruchomościami

A

 

 

 

 

681

 

Wiedza o nieruchomościach i jej aktualizacja

 

 

 

 

 

6810

Ewidencja nieruchomości

A

 

 

 

 

6811

Inwentaryzowanie nieruchomości

A

 

 

 

 

6812

Oszacowanie wartości i wycena nieruchomości

A

 

 

 

682

 

Stan prawny nieruchomości

 

 

 

 

 

6820

Przejmowanie nieruchomości na rzecz Skarbu Państwa

A

 

 

 

 

6821

Wykonywanie, ograniczanie, pozbawianie praw do nieruchomości oraz zwrot nieruchomości

A

zadanie tylko powiatu

 

 

 

6822

Przejmowanie nieruchomości na rzecz gminy

A

 

 

 

 

6823

Zakup nieruchomości

A

 

 

 

 

6824

Zniesienie współwłasności nieruchomości

A

 

 

 

 

6825

Komunalizacja mienia Skarbu Państwa

A

 

 

 

 

6826

Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności

A

 

 

 

683

 

Rozgraniczanie, scalanie i podział nieruchomości

 

przy czym opłata adiacencka przy klasie 3134

 

 

 

6830

Rozgraniczanie nieruchomości

A

 

 

 

 

6831

Podział nieruchomości

A

 

 

 

 

6832

Scalanie nieruchomości

A

 

 

 

 

6833

Odszkodowania za nieruchomości przejęte pod drogi publiczne

BE10

 

 

 

684

 

Zarządzanie nieruchomościami

 

 

 

 

 

6840

Sprzedaż nieruchomości

A

 

 

 

 

6841

Oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste

A

 

 

 

 

6842

Rozwiązywanie i wygaszanie umów użytkowania wieczystego

BE5

 

 

 

 

6843

Opłaty za użytkowanie wieczyste

B5

 

 

 

 

6844

Oddawanie nieruchomości w trwały zarząd

BE10

 

 

 

 

6845

Przekazywanie nieruchomości do korzystania, w tym w dzierżawę lub najem

BE10

 

 

 

 

 

6846

Przekazywanie nieruchomości na cele szczególne

BE10

 

 

 

 

6847

Służebności gruntowe

BE5

 

 

 

685

 

Użyczenia nieruchomości

 

 

 

 

 

6850

Użyczanie nieruchomości

BE5

 

 

 

 

6851

Udostępnianie nieruchomości pod lokalizację nośników reklamowych

B5

 

 

 

 

6852

Zezwolenia na czasowe zajęcie nieruchomości

B5

 

 

 

 

6853

Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych

B10

 

 

 

686

 

Tereny pod budownictwo mieszkaniowe

 

 

 

 

 

6860

Tworzenie zasobu gruntów na cele rozbudowy pod budownictwo mieszkaniowe

A

 

 

 

 

6861

Stan prawny terenów pod budownictwo mieszkaniowe

A

 

 

 

 

6862

Planowanie szczegółowe dla terenów pod budownictwo mieszkaniowe

A

 

 

 

 

6863

Zarządzanie zasobem terenów na cele budownictwa mieszkaniowego

BE10

 

 

 

687

 

Nadzór nad zarządzaniem gruntami

 

 

 

 

 

6870

Organizacja zarządzania gruntami

BE10

 

 

 

 

6871

Nadzór i kontrola zarządzania gruntami

BE10

 

 

 

 

6872

Opiniowanie sposobu zarządzania gruntami

BE5

 

 

 

 

6873

Wspólnoty gruntowe

BE10

 

 

7

 

 

 

GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ PRAW KONSUMENCKICH

 

 

 

70

 

 

Gospodarka komunalna

 

 

 

 

700

 

Zagadnienia ogólne w zakresie gospodarki komunalnej

 

 

 

 

 

7000

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki komunalnej

A

 

 

 

 

7001

Analizowanie, prognozowanie
i planowanie z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

 

 

 

 

7002

Przekazywanie zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

 

 

 

 

7003

Nadzorowanie i monitorowanie realizacji przekazanych zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej

A

w tym opiniowanie planów działalności jednostek, którym przekazano zadania

 

 

701

 

Inwestycje komunalne

 

 

 

 

 

7010

Planowanie inwestycji komunalnych

A

 

 

 

 

7011

Przygotowanie inwestycji komunalnej

BE10

 

 

 

 

7012

Opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji inwestycji komunalnych

BE5

 

 

 

 

7013

Realizacja i odbiór inwestycji komunalnych

BE5

 

 

 

 

7014

Ewidencja inwestycji komunalnych

A

 

 

 

702

 

Utrzymanie, eksploatacja i zarządzanie obiektami i urządzeniami komunalnymi

 

 

 

 

 

7020

Ewidencja obiektów i urządzeń komunalnych

A

 

 

 

 

7021

Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych

BE5

w tym utrzymanie, bieżące remonty i eksploatacja terenów zieleni miejskiej, komunikacyjnej, infrastruktury sportowej i rekreacyjnej, lokali, budynków, składowisk odpadów, ujęć wody etc; zgłoszenia awarii wraz z rejestrem

 

 

703

 

Usługi komunalne

 

 

 

 

 

7030

Ustalanie wysokości opłat za usługi komunalne oraz zatwierdzanie cenników opłat za usługi komunalne

A

 

 

 

 

 

7031

Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych

B5

w tym także samorządowym jednostkom organizacyjnym; między innymi umowy na realizację usług komunalnych

 

 

 

7032

Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych

A

 

 

 

 

7033

Badania i analizy w zakresie jakości świadczonych usług komunalnych

A

 

 

 

704

 

Zarządzanie cmentarzami

 

 

 

 

 

7040

Zakładanie, rozszerzanie i likwidacja cmentarzy komunalnych

A

 

 

 

 

7041

Ewidencja cmentarzy na terenie jednostki samorządu

A

 

 

 

 

7042

Ewidencja cmentarna

A

w tym księgi, bazy danych

 

 

 

7043

Projekty kwater (miejsc grzebalnych)

A

 

 

 

 

7044

Przydział miejsc grzebalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

 

 

 

7045

Utrzymanie miejsc grzebalnych

B5

 

 

 

 

7046

Ekshumacje

A

 

 

 

 

7047

Udostępnianie danych i informacji z ewidencji cmentarnej

B5

 

 

 

 

7048

Zezwalanie na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich zza granicy w celu ich pochowania

B5*)

zadanie tylko powiatu
*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

 

 

 

7049

Przekazywanie zwłok do celów naukowych

A

zadanie tylko powiatu

 

 

71

 

 

Gospodarowanie budynkami, mieszkaniami i lokalami

 

 

 

 

710

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarowania budynkami, mieszkaniami i lokalami

A

 

 

 

711

 

Zagadnienia ogólne w zakresie gospodarowania budynkami, mieszkaniami i lokalami

 

 

 

 

 

 

7110

Wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym i lokalowym zasobem gminy

A

 

 

 

 

7111

Pozyskiwanie budynków i lokali na cele komunalne

A

 

 

 

 

7112

Pozyskiwanie wsparcia finansowego na tworzenie lokali socjalnych, mieszkań chronionych, noclegowni, domów dla bezdomnych, lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy niebędących lokalami socjalnymi

A

 

 

 

 

7113

Analizowanie cen najmu lokali mieszkalnych nienależących do publicznego zasobu mieszkaniowego

A

 

 

 

 

7114

Ustalanie zasad najmu lokali oraz wysokości opłat za najem lokali

A

 

 

 

712

 

Stan prawny budynków, mieszkań i lokali

 

 

 

 

 

7120

Samodzielność lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

 

 

 

7121

Ustanawianie odrębnej własności lokali

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

 

 

 

7122

Znoszenie współwłasności nieruchomości

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

 

 

 

7123

Ustalanie tytułów prawnych do lokali

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

 

 

 

7124

Ustalanie i poświadczanie stanu prawnego nieruchomości i lokali

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

 

 

 

 

7125

Wykup mieszkań i lokali przez najemców

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

 

 

 

7126

Teczki zbiorcze na dokumentację budynków, lokali i mieszkań

A

w tym ich ewidencja

 

 

713

 

Zarząd nieruchomością wspólną

 

 

 

 

 

7130

Wspólnoty mieszkaniowe

A

w tym protokoły z posiedzeń, uchwały, reprezentowanie gminy lub Skarbu Państwa na posiedzeniach, ewidencja wspólnot

 

 

 

7131

Powierzanie podmiotom zewnętrznym zarządu nieruchomościami

A

 

 

 

 

7132

Kontrolowanie prawidłowości sprawowania zarządu nieruchomościami

A

 

 

 

 

7133

Kontrolowanie prawidłowości wykorzystania lokali

BE5

w tym informacje o zakłócaniu porządku domowego

 

 

 

7134

Przejmowanie ruchomości w depozyt

BE5

w tym protokoły przejęcia, wydawania depozytu, korespondencja

 

 

 

7135

Przebudowa lokali

B5

 

 

 

714

 

Zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych wspólnoty gminnej

 

 

 

 

 

7140

Ustalanie uprawnień do najmu lokali z mieszkaniowego zasobu gminy

BE10

między innymi wnioski, protokoły z wizji, wywiady środowiskowe, projekty list oczekujących, protesty oczekujących, listy oczekujących, skierowania do zawarcia umowy najmu, przyznawanie lokali; także wynajem lokali o czynszu wolnym

 

 

 

7141

Przyznawanie lokali mieszkalnych zamiennych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego, na przykład w związku ze złym stanem technicznym budynku, klęską żywiołową

 

 

 

 

7142

Zapewnianie lokali mieszkalnych socjalnych

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego, między innymi wyroki sądowe o przyznaniu prawa do lokalu socjalnego, odszkodowania za zajmowanie lokalu bez tytułu prawnego, odszkodowania za niedostarczenie lokalu

 

 

 

7143

Postępowanie o opróżnienie lokalu mieszkalnego

B10*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego,
między innymi udział przedstawicieli gminy w tzw. interwencjach ubocznych, postępowania sądowe

 

 

 

7144

Zamiana lokali mieszkalnych

B5

 

 

 

 

7145

Zawieranie umów o odpłatne używanie lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego;
dotyczy lokali mieszkalnych, socjalnych, zamiennych;
między innymi protokoły o wydanie lokali, wnioski o obniżenie czynszu, wypowiadanie umów

 

 

 

7146

Zadłużenie czynszowe lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego;
między innymi ulgi, umorzenia

 

 

 

7147

Podnajem lokali mieszkalnych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

 

 

715

 

Lokale użytkowe

 

 

 

 

 

 

7150

Przetargi na wynajem lokali użytkowych

B5

 

 

 

 

7151

Umowy na wynajem lokali użytkowych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

 

 

 

7152

Przyznawanie pomocy publicznej
w zakresie wynajmu lokali użytkowych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

 

 

 

7153

Zadłużenie czynszowe lokali użytkowych

B5*)

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego

 

 

716

 

Teczki zbiorcze na dokumentację lokali mieszkalnych i użytkowych

BE10

w tym ich ewidencja, która kwalifikowana jest do kategorii A

 

 

72

 

 

Drogownictwo i system komunikacyjny

 

 

 

 

720

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu drogownictwa i systemu komunikacyjnego

A

 

 

 

721

 

Zarządzanie drogami

 

 

 

 

 

7210

Zaliczanie dróg do określonej kategorii

BE10

 

 

 

 

7211

Opinie w sprawie przebiegu dróg

BE10

 

 

 

722

 

Organizacja i bezpieczeństwo ruchu drogowego

 

 

 

 

 

7220

Ewidencja zatwierdzonych projektów zmian organizacji ruchu drogowego

A

zadanie tylko powiatu

 

 

 

7221

Projekty zmian organizacji ruchu drogowego

BE5

 

 

 

 

7222

Pomiary ruchu drogowego

BE5

 

 

 

 

7223

Znaki drogowe i sygnalizacja drogowa

BE5

 

 

 

 

7224

Wypadki drogowe

BE5

 

 

 

 

 

7225

Okresowe kontrole stanu dróg i obiektów mostowych

BE5

 

 

 

 

7226

Współdziałanie w zakresie organizacji i bezpieczeństwa ruchu drogowego

BE5

 

 

 

723

 

Nadzór nad wykorzystaniem dróg

 

 

 

 

 

7230

Zezwolenia na korzystanie z dróg w sposób szczególny

B5

 

 

 

 

7231

Ustalanie miejsc postoju i opłat za parkowanie

BE5

 

 

 

 

7232

Ustalanie stref taryfowych taxi

BE5

 

 

 

 

7233

Wydawanie kart parkingowych

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

7234

Przeciwdziałanie niszczeniu dróg

BE5

 

 

 

 

7235

Usuwanie pojazdów

B5

 

 

 

724

 

System komunikacyjny

 

 

 

 

 

7240

Planowanie i organizowanie publicznego transportu zbiorowego

A

 

 

 

 

7241

Studia, analizy, badania dotyczące komunikacji

A

 

 

 

 

7242

Opiniowanie rozwiązań i projektów dotyczących komunikacji zbiorowej i przewozów taksówką

BE5

 

 

 

 

7243

Nadzór nad realizacją usług gminnego transportu publicznego

BE5

 

 

 

 

7244

Działalność marketingowa, reklamowa i promocyjna w zakresie transportu

BE5

 

 

 

73

 

 

Wspieranie gospodarki i rynku pracy

 

 

 

 

730

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu wspierania gospodarki i rynku pracy

 

 

 

 

731

 

Polityka gospodarcza

 

 

 

 

 

7310

Strategia rozwoju gospodarczego

A

 

 

 

 

7311

Realizacja strategii rozwoju gospodarczego i planów operacyjnych

A

 

 

 

 

7312

Analizy i oceny stanu oraz perspektyw rozwoju gospodarczego

A

 

 

 

 

7313

Pozyskiwanie środków pozabudżetowych i pomocowych na rozwój gminy

BE5

 

 

 

732

 

Promocja gospodarcza

 

 

 

 

 

7320

Konkursy i nagrody gospodarcze

A

 

 

 

 

 

7321

Wspieranie aktywności gospodarczej mieszkańców

BE5

 

 

 

 

7322

Pozyskiwanie inwestorów

BE5

 

 

 

 

7323

Informacja gospodarcza

A

 

 

 

 

7324

Specjalne strefy ekonomiczne

BE5

 

 

 

733

 

Działalność gospodarcza

 

 

 

 

 

7330

Wykonywanie zadań z zakresu obsługi ewidencji działalności gospodarczej

B10*)

*) przy czym całość dokumentacji w zakresie ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli nie wiąże się z obsługą centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, należy zakwalifikować do kategorii A

 

 

 

7331

Poświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z innych urzędów

B5

 

 

 

 

7332

Poświadczanie danych ze zbioru ewidencji działalności gospodarczej

B5

 

 

 

 

7333

Ewidencja pól biwakowych i ich kategoryzacja

A

 

 

 

 

7334

Ewidencja miejsc noclegowych

A

 

 

 

 

7335

Ustalanie godzin pracy placówek

BE5

 

 

 

734

 

Zezwolenia, licencje i zgłoszenia

 

 

 

 

 

7340

Zezwolenia na sprzedaż alkoholu

B3

 

 

 

 

7341

Udzielanie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób i rzeczy

BE5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

7342

Zezwolenia na wykonywanie przewozów w transporcie drogowym

BE5

 

 

 

 

7343

Zgłoszenia przewozów drogowych na potrzeby własne

B5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

7344

Udzielanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką

BE5

 

 

 

 

7345

Egzaminowanie osób, które ukończyły szkolenie w zakresie transportu drogowego taksówką

BE5

zadanie tylko powiatu

 

 

 

7346

Nadzór nad prowadzeniem działalności zgodnie z zezwoleniem (licencją)

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

735

 

Pomoc publiczna dla przedsiębiorców

 

 

 

 

 

7350

Programy pomocy publicznej przedsiębiorcom

A

 

 

 

 

7351

Udzielanie pomocy publicznej przedsiębiorcom

A

 

 

 

 

 

7352

Sprawozdawczość w zakresie udzielonej przedsiębiorcom pomocy publicznej

A

 

 

 

736

 

Rynek pracy

 

zadanie tylko powiatu

 

 

 

7360

Powoływanie składu Powiatowej Rady Zatrudnienia

A

zadanie tylko powiatu

 

 

 

7361

Powiatowa Rada Zatrudnienia

A

zadanie tylko powiatu współdziałanie z Radą

 

 

 

7362

Analizy, obserwacje i badanie rynku pracy

A

zadanie tylko powiatu
w tym materiały otrzymywane z powiatowego urzędu pracy

 

 

 

7363

Monitorowanie działalności organów i urzędów odpowiedzialnych za działanie w zakresie walki z bezrobociem i wspierania rynku pracy

A

zadanie tylko powiatu

 

 

 

7364

Wyznaczanie podmiotów, w których odbywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna

BE10

zadanie tylko powiatu

 

 

74

 

 

Ochrona praw konsumenckich

 

 

 

 

740

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony praw konsumenckich

A

 

 

 

741

 

Poradnictwo w zakresie ochrony praw konsumenckich

A

 

 

 

742

 

Postępowania w zakresie praw konsumenckich

BE10

 

 

 

743

 

Edukacja konsumencka

BE10

 

 

8

 

 

 

OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA

 

 

 

80

 

 

Ochrona zdrowia

 

 

 

 

800

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zdrowia

A

 

 

 

801

 

Programowanie działań oraz monitorowanie sytuacji w ochronie zdrowia

 

 

 

 

 

8010

Programy w zakresie ochrony zdrowia

A

 

 

 

 

8011

Udział w programach i projektach zewnętrznych w zakresie ochrony zdrowia

A

 

 

 

 

8012

Analizy i oceny potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców

A

 

 

 

 

8013

Analizy i oceny efektów realizowanych programów zdrowotnych

A

 

 

 

 

8014

Przygotowywanie danych do Wojewódzkiego Planu Zdrowotnego

BE5

 

 

 

 

8015

Plan zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych

A

 

 

 

802

 

Organizacja opieki zdrowotnej

 

 

 

 

 

8020

Stan prawny i własnościowy zakładów opieki zdrowotnej

A

 

 

 

 

8021

Rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej

A

w tym powoływanie, materiały z prac rad

 

 

 

8022

Rozpatrywanie odwołań od uchwał rad społecznych

A

 

 

 

 

8023

Nadzór nad zakładami opieki zdrowotnej

BE10

 

 

 

 

8024

Analizowanie i ocenianie działalności zakładów opieki zdrowotnej

A

 

 

 

803

 

Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna

 

 

 

 

 

8030

Organizacja i realizacja działań w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej

BE10

 

 

 

 

8031

Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia i edukacją zdrowotną

BE5

 

 

 

 

804

 

Ubezpieczanie zdrowotne osób nieubezpieczonych

B5

w tym ich zgłaszanie do ubezpieczenia

 

 

805

 

Sprawy sanitarne i przeciwepidemiczne

 

 

 

 

 

8050

Ochrona zdrowia publicznego przed zakażeniami i chorobami zakaźnymi

BE10

 

 

 

 

8051

Plany działań na wypadek wystąpienia epidemii

A

 

 

 

81

 

 

Pomoc społeczna

 

 

 

 

810

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pomocy społecznej

A

 

 

 

811

 

Programy i analizy w zakresie pomocy społecznej

 

 

 

 

 

8110

Programy w zakresie pomocy społecznej

A

 

 

 

 

8111

Udział w programach i projektach zewnętrznych

A

 

 

 

 

8112

Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej

A

 

 

 

812

 

Realizacja zadań w zakresie pomocy społecznej

 

 

 

 

 

8120

Współdziałanie z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej

BE10

 

 

 

 

8121

Umowy i porozumienia z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej

A

 

 

 

 

8122

Otwarte konkursy ofert na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej

B5

 

 

 

 

8123

Oferty z własnej inicjatywy podmiotów zewnętrznych na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej

B5

 

 

 

 

8124

Realizacja przez podmioty zewnętrzne zadań z zakresu pomocy społecznej

BE10

 

 

 

 

8125

Opiniowanie sytuacji osób przebywających na terenie gminy dla instytucji zewnętrznych

B5

 

 

 

 

8126

Zastępstwo prawne w sprawach z zakresu pomocy społecznej

BE10

między innymi w sprawach o roszczenia alimentacyjne

 

 

 

8127

Wnioskowanie w sprawach niezdolności do pracy i niepełnosprawności

BE10

 

 

 

 

813

 

Praca socjalna

 

 

 

 

 

8130

Poradnictwo specjalistyczne

BE10

 

 

 

 

8131

Interwencja kryzysowa

BE10

 

 

 

 

8132

Pomoc kombatantom i osobom represjonowanym

BE5

 

 

 

 

8133

Pomoc cudzoziemcom, uchodźcom i repatriantom

BE5

 

 

 

 

8134

Pomoc osobom bezdomnym

BE5

 

 

 

 

8135

Zapobieganie patologiom społecznym

BE5

 

 

 

 

8136

Szkolenia i poradnictwo rodzinne

BE10

 

 

 

814

 

Profilaktyka alkoholowa

 

 

 

 

 

8140

Prowadzenie świetlic środowiskowych finansowanych w ramach profilaktyki alkoholowej

BE10

 

 

 

 

8141

Dodatkowe zadania podejmowane w ramach profilaktyki alkoholowej

BE10

 

 

 

815

 

Kierowanie dziecka do placówki opiekuńczo-wychowawczej oraz monitorowanie jego pobytu

BE10

 

 

 

816

 

Udzielanie pomocy wychowankom i podopiecznym placówek opiekuńczo-wychowawczych

BE10

 

 

 

817

 

Rodziny zastępcze

 

 

 

 

 

8170

Dobór rodzin zastępczych

BE10

 

 

 

 

8171

Opiniowanie rodzin zastępczych

BE10

 

 

 

 

8172

Monitorowanie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej

BE10

 

 

 

 

8173

Rozliczenia finansowe w zakresie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej

B10

 

 

 

82

 

 

Obsługa świadczeń w zakresie pomocy społecznej

 

 

 

 

820

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu udzielania świadczeń pomocy społecznej

A

 

 

 

821

 

Świadczenia pieniężne

 

 

 

 

 

8210

Zasiłki stałe

B5

 

 

 

 

8211

Zasiłki okresowe (w tym specjalne)

B5

 

 

 

 

8212

Zasiłki celowe (w tym specjalne)

B5

 

 

 

 

 

8213

Zasiłki i pożyczki w celu ekonomicznego usamodzielnienia

B5

 

 

 

 

8214

Zasiłki celowe w związku z klęską żywiołową lub ekologiczną

B5

 

 

 

 

8215

Zasiłki celowe w związku ze zdarzeniem losowym

B5

 

 

 

 

8216

Zasiłki celowe na pokrycie wydatków na świadczenia zdrowotne

B5

 

 

 

 

8217

Opłacanie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

B5

 

 

 

822

 

Świadczenia niepieniężne

 

 

 

 

 

8220

Udzielanie pomocy rzeczowej

B5

 

 

 

 

8221

Sprawienie pogrzebu

B5

 

 

 

 

8222

Udzielanie schronienia

B5

 

 

 

 

8223

Dożywianie

B5

 

 

 

 

8224

Udzielanie posiłku potrzebującym

B5

 

 

 

 

8225

Zapewnianie usług opiekuńczych, w tym specjalistycznych

B5

 

 

 

 

8226

Kierowanie do domów pomocy społecznej

B5

 

 

 

 

8227

Kierowanie do ośrodków wsparcia

B5

 

 

 

 

8228

Przyznawanie pobytu w mieszkaniu chronionym

B5

 

 

 

823

 

Sprawy osób niepełnosprawnych rozpatrywane na poziomie gminy

BE5

 

 

 

824

 

Obsługa dodatków mieszkaniowych

B5

 

 

 

825

 

Realizacja świadczeń rodzinnych

 

 

 

 

 

8250

Zasiłki rodzinne i dodatki do zasiłków rodzinnych

B10

 

 

 

 

8251

Zasiłki pielęgnacyjne

B10

 

 

 

 

8252

Świadczenia pielęgnacyjne

B10

 

 

 

 

8253

Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka

B10

 

 

 

 

8254

Zapomoga finansowana ze środków własnych gminy z tytułu urodzenia się dziecka

B10

 

 

 

826

 

Teczki zbiorcze na dokumentację wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych

BE5

klasa może być wybrana jedynie w systemie tradycyjnym

 

 

 

827

 

Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej

B10

 

 

 

828

 

Obsługa osób korzystających ze świadczeń i dodatków

 

 

 

 

 

8280

Informowanie jednostek zewnętrznych o osobach korzystających ze świadczeń lub dodatków

B5

na przykład ZUS, Policja, urząd pracy

 

 

 

8281

Zaświadcze